LucaNet wechselte Anfang 2023 von rund neun verschiedenen CRM-Konten auf ein Salesforce CRM Konto. Das war der Auslöser, alle Marketing-Automatisierungs-Instanzen in HubSpot zu implementieren. Die Integration zwischen verschiedenen Systemen stellte zuvor eine große Herausforderung dar. Oft gingen Daten verloren, da beispielsweise Felder nicht korrekt übertragen wurden. Dadurch entstand ein hoher manueller Aufwand bei der Datenbereinigung und -eingabe.
Aufgrund der Nutzung verschiedener Instanzen in unterschiedlichen Regionen mangelte es außerdem an einer konsistenten Herangehensweise in Marketing-Automatisierung und Prozessausführung. Dies erschwerte die globale Abstimmung von Prozessen und die Durchführung von Marketing-Automatisierungsaktivitäten.
Die bestehenden Systeme boten nur rudimentäre Möglichkeiten zur Einrichtung von Zugriffsrechten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, was zu Herausforderungen in der Kontrolle der Aktivitäten der Marketing-Manager führte. Die Dezentralisierung und die getrennten Instanzen erschwerten eine effektive zentrale Steuerung von Marketing- und Vertriebsaktivitäten.
„Es gab viele verschiedene Dinge, die auf unterschiedliche Weise gemacht wurden. Und so gab es nicht viel Konsistenz“, sagt Imen Awag, Head of Revenue Marketing & Operations bei LucaNet. „Es gab eine Menge Datenverluste, weil Datenfelder nicht korrekt übertragen wurden, obwohl wir sie korrekt eingerichtet hatten.“
LucaNet nutzte zudem LinkedIn intensiv, insbesondere für Lead-Generierungs-Formulare. Die Integration dieser Formulare in das bestehende System war ebenfalls komplex und zeitaufwendig.
Diese Herausforderungen führten LucaNet dazu, eine umfassendere und integrierte Lösung zu suchen, um ihre Marketing- und Vertriebsprozesse zu optimieren, was schließlich zur Entscheidung für HubSpot führte. Die Plattform bot eine Lösung mit stärkerer Datenintegration, besseren Berechtigungseinstellungen, effektiveren Marketing-Automatisierungsfunktionen und einer nahtloseren Integration mit Plattformen wie LinkedIn und Salesforce.
Einheitliche Plattform für Verwaltung der Kundenbeziehungen
Die zentrale CRM-Funktionalität von HubSpot ermöglichte eine einheitliche und konsolidierte Plattform für die Verwaltung der Kundenbeziehungen. Das erlaubte es LucaNet, die zuvor bestehenden Datensilos zu überwinden. Dazu wurde eine zentrale Datenquelle geschaffen, die eine konsistente und genaue Sicht auf die Kundeninteraktionen ermöglicht. Dies verbesserte die Effizienz des Kundendatenmanagements erheblich und vereinfachte die Datenanalyse.
Darüber hinaus bot Marketing Hub von HubSpot leistungsstarke Tools für Marketing-Automatisierung und Lead-Management. „Das hat es uns ermöglicht, personalisierte und zielgerichtete Marketingkampagnen zu entwickeln und umzusetzen,“ sagt Colleen Niemann, Senior Marketing Automation Manager bei LucaNet.
„Die HubSpot-Tools verbessern nicht nur die Qualität und Relevanz der Kommunikation mit potenziellen und bestehenden Kundinnen und Kunden, sondern steigern auch die Effizienz der Marketingabteilung durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.“
Ein wichtiger Aspekt der Lösung war auch die verbesserte Integration mit externen Plattformen. Die Fähigkeit von HubSpot, sich nahtlos mit anderen Systemen wie Salesforce und LinkedIn zu verbinden, erleichterte die Lead-Generierung und das Kundenmanagement. „Die Integration ermöglichte es uns, wertvolle Daten aus verschiedenen Quellen zu nutzen und unsere Marketing- und Vertriebsstrategien zu optimieren,“ sagt Imen Awag.
Die Implementierung von HubSpot führte auch zu einer verbesserten Skalierbarkeit der Geschäftsprozesse. HubSpot bietet die Flexibilität und Skalierbarkeit, um mit den sich ändernden Anforderungen von LucaNet Schritt zu halten. Dies stellt sicher, dass das Unternehmen auch in Zukunft in der Lage sein wird, effiziente und effektive Marketing- und Vertriebsstrategien umzusetzen.
Nahtlose Datenübertragung
Der Implementierungsprozess von HubSpot bei LucaNet war ein umfangreiches und detailliert geplantes Unterfangen, das sich auf die nahtlose Integration und Anpassung der Plattform an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens konzentrierte. Der Prozess begann mit einer umfassenden Voranalyse, bei der die bestehenden Geschäftsabläufe, Marketing- und Vertriebsstrategien sowie die vorhandenen CRM- und Automatisierungssysteme genau untersucht wurden. Ziel war es, ein klares Verständnis dafür zu entwickeln, wie HubSpot die bestehenden Lücken schließen und eine effizientere, integrierte Lösung bieten könnte.
„Die Implementierung von HubSpot war zwar zeitaufwendig, aber auch sehr erfolgreich. Wir haben innerhalb von etwa drei Monaten all‘ unsere Prozesse neu aufgesetzt. Es ist schön wie viel effizienter wir mit HubSpot arbeiten,“ sagt Colleen Niemann. „HubSpot ist einfach großartig flexibel. Wenn man es sich vorstellen kann, kann man es mit HubSpot sehr wahrscheinlich auch machen.“
Ein Schlüsselelement der Implementierung war die intensive Schulung und Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. LucaNet legte großen Wert darauf, dass alle Teammitglieder – von Marketing und Vertrieb bis hin zum Kundenservice – nicht nur mit den Grundfunktionen von HubSpot vertraut waren, sondern auch ein tiefgehendes Verständnis für die fortschrittlichen Funktionen und die Möglichkeiten der Plattform entwickelten. Dies beinhaltete dedizierte Trainingssessions, Workshops und regelmäßige Follow-up-Sitzungen, um Fragen zu klären und Best Practices zu teilen.
Die Datenmigration stellte einen weiteren kritischen Punkt dar. LucaNet musste große Mengen an bestehenden Kunden- und Interaktionsdaten aus verschiedenen vorherigen Systemen in HubSpot übertragen. Dies erforderte eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gingen und die Datenintegrität gewährleistet war.
Die technische Integration von HubSpot mit anderen Systemen, insbesondere mit Salesforce, war ein weiterer entscheidender Schritt. Diese Integration sollte nicht nur eine nahtlose Datenübertragung gewährleisten, sondern auch sicherstellen, dass die Teams auf eine einheitliche, umfassende Datenquelle zugreifen konnten. Dies beinhaltete das Customizing von Schnittstellen und das Testen von Datenflüssen, um eine reibungslose Funktionalität zu gewährleisten.
Während des gesamten Implementierungsprozesses legte LucaNet großen Wert auf kontinuierliche Anpassungen. Dies bedeutete, dass das Feedback der Nutzerinnen und Nutzer aktiv gesammelt und genutzt wurde, um die Systemkonfiguration und den Einsatz von HubSpot laufend zu optimieren. Dieser Ansatz half nicht nur dabei, die Akzeptanz der Plattform im Unternehmen zu erhöhen, sondern stellte auch sicher, dass HubSpot effektiv auf die dynamischen Bedürfnisse des Unternehmens reagierte.
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