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Software zur Verwaltung und Verfolgung von Dokumenten

Erstellen Sie eine gemeinsame Dokumentenbibliothek mit Vertriebsinhalten für Ihr Team. Verfolgen Sie, welche Ressourcen potenzielle Kundschaft öffnet oder weiterleitet und welche zu Geschäftsabschlüssen beitragen.

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Keine Kreditkarte erforderlich!

Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Leads ein Dokument ansehen oder weiterleiten
Identifizieren Sie mithilfe von Dokumentenverfolgung die Inhaltstypen, die tatsächlich dabei helfen, mehr Deals abzuschließen
Optimieren Sie die Effizienz Ihres Teams mit einer gemeinsam genutzten Dokumentenbibliothek

Schließen Sie mit Dokumenten-Tracking mehr Geschäfte ab.

Inhalte können, richtig eingesetzt, entscheidend dazu beitragen, Leads in Kundschaft zu verwandeln. Ohne ein geeignetes Tracking-System lässt sich jedoch nur schwer erkennen, welche Inhalte besonders wirksam sind.

Mit dem Dokumenten-Tracking-Tool von HubSpot können Sie eine zentrale Bibliothek Ihrer Vertriebsinhalten erstellen und deren Wirkung nachverfolgen.

Ihr Vertriebsteam kann die Dokumente direkt über Gmail, Google Workspace, Outlook oder Mircosoft 365 mit Interessierten teilen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein Dokument geöffnet oder geteilt wird, sodass Sie zeitnah mit einer passenden Follow-up-Nachricht reagieren können.

  1. Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Interessierte Dokumente öffnen.

    Es ist oft schwer herauszufinden, ob Interessierte mit Ihren Vertriebsinhalten interagieren, besonders, wenn sie nicht auf Ihre E-Mails antworten. Mit der Dokumentenverfolgung von HubSpot erhalten Sie Benachrichtigungen, sobald Kontakte Ihre Vertriebsdokumente öffnen oder weiterleiten. So können Sie zeitnah und persönlich nachfassen, vielversprechende Leads priorisieren und Ihre Vertriebsinhalte optimieren.

  2. Erstellen Sie eine gemeinsam genutzte Bibliothek mit Vertriebsinhalten.

    Machen Sie es Ihrem Team leicht, aktuelle Vertriebsressourcen zu finden und mit Leads zu teilen. Mit der Software zur Dokumentenverwaltung von HubSpot bauen Sie eine zentrale Bibliothek mit Sales-Content für Ihr gesamtes Team auf. Über ein Dropdown-Menü in Gmail oder Outlook wählen Sie die gewünschten Dokumente aus und fügen sie direkt in Ihre E-Mails ein.

  3. Identifizieren Sie Dokumente, die Ihnen helfen, mehr Geschäftsabschlüsse zu erzielen.

    Erstellen Sie aussagekräftige Berichte dazu, welche Vertriebsinhalte zu Geschäftsabschlüssen beitragen. Analysieren Sie, welche Sales-Dokumente und Ressourcen Ihr Team nutzt und wie Leads auf diese reagieren. So erkennen Sie, welche Inhalte besonders gut funktionieren, und können diese gezielter einsetzen, um Ihren Vertriebsprozess zu optimieren.

Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gern weiter.

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Häufig gestellte Fragen

Mit einem Tool zur Dokumentenverfolgung können vielbeschäftigte Teams besser nachvollziehen, wann und wie geteilte Dokumente genutzt werden. Viele Tools verbinden das mit einer Dokumentenbibliothek, in der Teams Dateien leicht finden und bearbeiten können. Je nach System lassen sich auch Änderungen und Versionen von Dokumenten verwalten.

Das Dokumenten-Tracking-System von HubSpot erfasst zudem, was nach dem Erstellen und Senden eines Dokuments passiert. So erfahren Sie beispielsweise, ob Interessierte auf ein Dokument zugegriffen, welche Aktionen sie ausgeführt und wann sie es zuletzt angesehen haben. Und das Beste: Alle diese Informationen werden im Kontaktdatensatz im intelligenten CRM von HubSpot automatisch aktualisiert.

Das Dokumenten-Tracking von HubSpot bietet unter anderem die folgenden beliebten Funktionen:

  • Eine Bibliothek, in der Ihr Team die aktuellen Versionen aller bestehenden Dokumente findet
  • Echtzeit-Analytics, die aufzeigen, wer wann mit den Dokumenten interagiert
  • Performance-Tracking mit Informationen darüber, welcher Sales-Content bei Interessierten am erfolgreichsten sind
  • Direkte Integration mit großen E-Mail-Anbietern wie Gmail, Outlook und Office 365

Laden Sie Ihr Dokument in die HubSpot-Dokumentenbibliothek hoch und teilen Sie es über einen Link oder direkt aus Ihrem Gmail- oder Outlook-Posteingang (hierzu benötigen Sie die passende HubSpot-Chrome-Erweiterung für Gmail oder Office 365). Öffnet ein Kontakt das Dokument, erhalten Sie eine Benachrichtigung.

HubSpot erfasst die Aufrufe und zeigt Besuchende sowie Interaktionsdetails im Dokumente-Tool an. Bei Dokumentlinks in E-Mail-Vorlagen müssen Sie das Tracking aktivieren.

Nein. Für die Einrichtung benötigen Sie keine besonderen technischen Kenntnisse. Finden Sie hier eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Dokumentenverfolgung einrichten:

  1. Gehen Sie in HubSpot zu Sales > Dokumente, klicken Sie auf Dokument hochladen und wählen Sie die Datei aus.
  2. Erstellen Sie über Aktionen > Link erstellen einen teilbaren Link. HubSpot wendet das Tracking beim Teilen automatisch an.
  3. Optional: Möchten Sie das Tracking in einer E-Mail-Vorlage verwenden, dann aktivieren Sie die Option „E-Mail erforderlich, um das Dokument anzuzeigen“, wenn Sie das Dokument eingefügt haben.

Mit der Verfolgung und Verwaltung von Dokumenten können Sie in HubSpot kostenlos loslegen. Wenn Sie erweiterte Auswertungen und Berichte benötigen oder Ihren Vertrieb skalieren möchten, dann stehen Ihnen die Versionen Starter, Professional und Enterprise zur Verfügung.

Die Dokumentenverfolgung von HubSpot eignet sich für Vertriebsteams, die Angebote, Präsentationen und andere Vertriebsunterlagen mit Interessierten oder Kundschaft teilen und nachvollziehen möchten, ob und wie mit diesen interagiert werden. Die erfassten Interaktionen helfen dabei, Follow-ups gezielter zu planen und erfolgreiche Vertriebsinhalte zu erkennen. Das Tool zur Dokumentenverfolgung ist besonders nützlich für Teams, die ihre Dokumente zentral verwalten und gemeinsam nutzen.

Ein entscheidener Vorteil von HubSpot ist die direkte Einbindung der Dokumentenverfolgung ins CRM-System: Wenn ein Kontakt ein geteiltes Dokument öffnet, wird der Aufruf erfasst und Sie erhalten eine Benachrichtigung. Besucher- und Interaktionsdaten können Sie in HubSpot nachvollziehen und mit bekannten Kontakten in Verbindung bringen. So nutzen Sie Dokumentenverfolgung und CRM-Daten an einem Ort, ohne dafür zwingend ein separates Tracking-Tool einsetzen zu müssen.

Mit dem Dokumente-Tracking-Tool von HubSpot können Sie PDF-Dateien (.pdf), PowerPoint-Präsentationen (.pptx), CSV-Dateien (.csv), Word-Dokumente (.docx) und Excel-Dateien (.xlsx) hochladen und nachverfolgen.

HubSpot bietet Datenschutzeinstellungen und Einwilligungshinweise für Dokumente. Ob der Einsatz DSGVO-konform ist, hängt davon ab, ob Sie für Ihren konkreten Zweck die passende Rechtsgrundlage und erforderlichen Einwilligungen sicherstellen.

  • Aktivieren und prüfen Sie die Datenschutzoption für die geteilten Dokumente. Bei aktivierter Option werden Kontakte um Zustimmung zur Kommunikation und Datenverarbeitung gebeten.

  • Geteilte Dokumente sind über ihren Link öffentlich zugänglich. Teilen Sie deshalb keine sensiblen oder vertraulichen Informationen über das Tool.

  • Stimmen Sie die konkrete Nutzung im Zweifel mit Ihrer Rechtsabteilung ab.

Ja. Ihr Team kann Dokumente in einer gemeinsamen Bibliothek sammeln, in Ordnern organisieren und mit Kontakten teilen. Außerdem können Sie festlegen, welche Teammitglieder Dokumente teilen dürfen. Wenn Sie ein Dokument ersetzen, führt der bestehende Link zur neuen Fassung, sodass keine veralteten Angebote oder Broschüren verschickt werden.