CoachHub war seit 2018 Teil des „HubSpot for Startups“ Programms. Über Hubspot’s Venture Capital Partner HV CAPITAL qualifizierte sich die Talententwicklungsplattform für das HubSpot for Startup Programm und erhielt im ersten Jahr auf ihre erste Subscription (Marketing & Sales Pro) 90 Prozent Rabatt. Die Berliner benötigten vordringlich eine Plattform, auf der sie ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten problemlos integrieren und mit verschiedenen Detaillierungsgraden auswerten konnten. Später kamen die Tools Service Hub und Operations Hub hinzu.
HubSpot-Tools sind einfach und leistungsstark
Daniel Foulkes Leon, Senior Marketing Operations Manager bei CoachHub, ist seit Juni 2021 bei dem HR Tech-Unternehmen an Bord. Er sagt: „Meine erste Reaktion war, dass HubSpot in einigen Aspekten erstaunlich simpel ist und gleichzeitig ein wirklich leistungsstarkes Tool darstellt.“ Daniel berichtet, wie HubSpot das Wachstum des Unternehmens unterstützt, das inzwischen europäischer Marktführer in seinem Segment ist, nachdem es im Jahr 2021 den französischen Konkurrenten MoovOne übernommen hatte. „Wir haben in den letzten zwölf Monaten unsere Mitarbeiterzahl von 250 auf rund 1.000 Mitarbeitende erhöht“, so Daniel. „Wir mussten also sehr ausgeklügelte Wege finden, um die Arbeit und die Automatisierungen, die wir mit HubSpot durchführen, zu priorisieren. Unser Team ist in allen Bereichen des Unternehmens gewachsen. Wir mussten uns schnell darauf einstellen, dass ein großes Unternehmen andere Anforderungen an das Reporting hat als ein kleines. Zudem mussten wir unser Verständnis von Daten weiterentwickeln.“
Die Integration von HubSpot war laut Daniel einfach: „Hubspot ist in jeder Hinsicht sehr einfach zu bedienen. Auch die Einrichtung an sich ist simpel. Wenn man jedoch Dinge auf einer höheren Ebene heben möchte, muss man sie verstehen. Denn nur weil es einfach ist, bedeutet es nämlich nicht, dass es auch richtig gemacht wird.“ Er erläutert dies genauer: „Es gibt einen Übergang, wenn ein Unternehmen wächst und bestimmte Daten und Datenpunkte nutzen möchte, zum Beispiel in Bezug auf das Engagement des Vertriebsteams bei Leads oder die Zeit bis zum Abschluss eines Geschäfts. Für diese Arten von Metriken benötigt das Unternehmen ein tieferes Verständnis und eine Standardisierung der Daten. Und die Konsistenz von Metriken und Dateneingaben ist für Teams in verschiedenen Ländern und Zeitzonen schwierig. Deshalb ist es so wichtig, die Mitarbeitenden entsprechend zu schulen“, betont Daniel und fügt hinzu: „Wir haben von HubSpot unter anderem durch die Qualität des Supports profitiert. Während wir in den verschiedenen Phasen gewachsen sind, war HubSpot sehr proaktiv und hilfreich - wann immer wir auf Probleme oder Hindernisse gestoßen sind. Darauf konnten und können wir uns immer verlassen.“ Wenn es ein Support-Problem gibt, wird es in der Regel schnell von HubSpot gelöst.
Vertrieb und Marketing bilden ein Universum
Beim weiteren Wachstum des Unternehmens war das Zusammenspiel von Marketing und Vertrieb von zentraler Bedeutung. Daniel erläutert: „Wir reichern Vertriebsdaten mit Marketingaktivitäten an. Das bedeutet, dass wir sehr eng zusammenarbeiten und so die tatsächlichen Auswirkungen des Marketings auf die Vertriebsaktivitäten und den Nutzen des Marketings für den Vertrieb erkennen können. Man könnte also sagen, dass HubSpot Tools zur Verfügung stellt, mit denen wir nicht in getrennten Universen arbeiten, sondern zusammen und davon profitieren alle. Die teamübergreifende Kommunikation ist dabei ganz zentral. Die Übergabe von Leads ist ein Prozess, der im gesamten Unternehmen verstanden werden muss. Es ist etwas, das immer wieder diskutiert werden muss. HubSpot hat uns damit die Möglichkeit gegeben, besser zu werden.“
Marketingaktivitäten werden ausgebaut
Als Daniel Foulkes Leon bei CoachHub anfing, wurden die Marketingaktivitäten des Unternehmens noch nicht so nachverfolgt wie heutzutage. „Das war eines der Dinge, die ich mit meinem Team in Angriff genommen habe“, erklärt der Senior Marketing Operations Manager. „Ziel war es, via End-to-End-Tracking zu messen, was mit all den Interessenten passiert, die mit uns interagieren. Und wir wollten die Protokollierung von Marketingaktivitäten als benutzerdefinierte Formular-felder umsetzen.“ Er führt weiter aus: „Mit den Formularfeldern kamen auch die Datenfelder und die Automatisierungen nahmen zu. Zu Beginn meiner Arbeit bei CoachHub gab es weniger als eine handvoll Marketingformulare. Wir hatten ein zentrales Marketing Formularfeld, um alle Dinge zu verfolgen. Aktuell haben wir mehr als 40 Felder, die alle Arten von Verhalten verfolgen. Jetzt, wo wir diese umfassende Sichtbarkeit der Kontakte haben, arbeiten wir daran, diese Einblicke auch von den Deals selbst zu bekommen. Da Hubspot über ein Kampagnen-Attributionsmodell verfügt, wollen wir einen viel detaillierteren Blick darauf werfen, wann ein Kontakt eine Marketingaktivität hat.“
Inzwischen ist das Marketingteam auf rund 40 Mitarbeitende angewachsen. In den letzten Jahren hat CoachHub seine Marketingaktivitäten auf der ganzen Welt ausgeweitet. Dies hat alle möglichen neuen Kanäle von Content-Syndication-Providern mit sich gebracht. „Wir führen Content-Syndication-Kampagnen durch, die über eine Forms API direkt Leads in das CRM einspeisen, oder wir schulen das Marketingteam vor Ort, um angereicherte Importe ihrer Kontakte durchzuführen“, sagt der Senior Marketing Operations Manager. Daniel:
„Die größte Herausforderung für uns ist es, klare und genaue Berichte über unsere Marketingaktivitäten zu erstellen. Und das ist etwas, das wir mit HubSpot ziemlich gut hinbekommen haben, weil es sehr einfach ist, überschneidende Marketingaktivitäten zu verfolgen.“
CoachHub profitiert auf vielfältige Weise von der Zusammenarbeit mit HubSpot. Dazu Daniel: „Hubspot macht es uns leicht, Assets zu erstellen. Wir verlassen uns sehr auf HubSpot-Landingpages, HubSpot-E-Mails und Vorlagen. Und wenn wir erst einmal bestimmte Tools eingerichtet und die Grundlagen geschaffen haben, können unsere Außendienstmitarbeitenden sie ganz einfach selbst erstellen und sich selbst um ihre Bedürfnisse kümmern. In diesem Sinne hat es uns geholfen, sehr dynamisch zu sein, denn es gibt keine Wartezeiten, es gibt kein zentrales Team, das die Landing Pages für einen Field Marketer erstellen muss. Er macht das einfach selbst. Und wir erstellen Automatisierungen im Backend. Unser Marketingteam hat viel mehr Kontrolle über seine eigenen Ressourcen und braucht nicht so viel technische Unterstützung, um diese Dinge zu tun.“
Vertrieb wächst
Die rasche Vergrößerung von CoachHub führte ebenfalls dazu, dass die Vertriebsteams von CoachHub in allen Regionen drastisch ausgebaut und die Marketing- und Vertriebsleistungen sehr schnell aufeinander abgestimmt werden mussten. „Daher war es für uns sehr wichtig, dem Vertriebsteam zu zeigen, wann ein Kontakt Marketingaktivitäten hatte und wie diese aussahen. Wir haben uns also auf beide Automatisierungen verlassen, um Trigger zu automatisieren und um bestimmte Berichte zu erstellen“, erklärt Daniel.
CoachHub erstellte über alle Geschäftsbereiche des Vertriebs hinweg Reportings. „Wir berichten über die Leistung aller unserer Teams und über Regionen hinweg, aber auch innerhalb des Marketings. So können wir sehen, wie sich unsere Marketingaktivitäten auf die Pipeline einer Region auswirken und wie das Marketing Geschäfte abschließt, beeinflusst oder vermittelt. Das ist sehr wichtig, um zu erkennen, welche Marketingaktivitäten oder welche Marketingleistungen wir verstärkt durchführen sollten und auf welche wir uns vielleicht nicht so stark verlassen sollten“, so Daniel.
Verschiedene Integrationen im Einsatz
CoachHub nutzt Integrationen zu verschiedenen Prospecting und Data Enrichment Tools. Zusätzlich werden die eigenen internen Daten- und BI-Teams eingesetzt, die ebenfalls Daten aus HubSpot für unsere eigenen Analyse- und Berichtszwecke abrufen. Ferner benutzt CoachHub auch viele der Operations Hub-Tools. „Wir führen Automatisierungen und benutzerdefinierte Codes in unserer Datenbank aus, um interne Prozesse wie die (regionale) Weiterleitung von Leads zu unterstützen“, so Daniel.
Das wichtigste Asset bei der Verwendung von Operations Hub, sind für CoachHub allerdings benutzerdefinierte Codes. „Im Moment haben wir benutzerdefinierte Automatisierungen, die sich auf einen benutzerdefinierten Code stützen, der ständig abrufbereit ist, um die Qualität unserer Daten in unserer Datenbank, zum Beispiel in unserem CRM, zu verbessern“, berichtet Daniel. „Wir verwenden programmierbare Automatisierungen. Das ist super, denn es erlaubt uns, komplexere Datenfunktionen innerhalb der Datenbank zu erstellen. Man führt im Grunde genommen einen Code in seiner eigenen Datenbank aus, mit dem man alles machen kann, was man will. Wenn man die technischen Fähigkeiten und das Verständnis dafür hat, was man mit seinen Daten machen will, sind einem bei HubSpot kaum Grenzen gesetzt.“
Blick in die Zukunft
Der Wachstumsprozess der Talententwicklungsplattform ist noch lange nicht abgeschlossen. „Unsere Mission als Unternehmen ist es, das Coaching weltweit für alle Karrierelevel zu demokratisieren. Das bedeutet, dass wir unsere Vertriebs- und Marketingleistungen weltweit ausweiten. Im Bereich Marketing haben wir Podcasts, Webinare und persönliche Veranstaltungen“, so Daniel. „Jetzt müssen wir dafür sorgen, dass das Reporting ein wesentlicher Bestandteil der Planung und Konzeption von Kampagnen bleibt.“ CoachHub ist ein exaktes Verständnis der Daten wichtig. Genau das ermöglicht HubSpot. Daniel Foulkes Leon sagt: „Die Denkweise, die wir brauchen, ist: Ich werde etwas tun, aber wie werde ich beweisen, dass es funktioniert? Das erfordert ein anderes Datenverständnis. Es ist auch der Schlüssel, um zu verstehen, dass es nicht nur rein um die Verkaufszahlen geht, sondern auch darum, zu verstehen, wie sie zustande kommen. Unsere Zukunft besteht im Wachstum. Dazu gilt es Standards zu etablieren sowie die Conversion zu erhöhen und zu beschleunigen. HubSpot ist dabei ein wichtiger Partner für uns.“
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