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All for One Group entwickelt Eventtool mit HubSpot

Die in Filderstadt ansässige All for One Group hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in einer digitalen Welt zu steigern. Dafür vereint die Consulting- und IT-Gruppe Strategie-, Management- und Prozessberatung, Branchen Expertise und Technologie-Know-how in Kombination mit IT-Beratung und -Services unter einem Dach. All for One beschäftigt rund 2.800 Mitarbeitende, die mehr als 3.000 Kunden, hauptsächlich in Zentraleuropa (Deutschland, Österreich, Schweiz, Polen) betreuen. Der jährliche Umsatz beträgt rund 450 Millionen Euro.

Über
All for One Group

Die All for One Group und ihre unterschiedlich spezialisierten Tochtergesellschaften und Units betreuen Unternehmen auf unterschiedlichsten Feldern der Digitalisierung: Geschäftsmodell, End-to-End-Geschäftsprozesse, Customer & Employee Experience, New Work, Big Data & Analytics genauso wie IoT, Artificial Itelligence oder Cybersecurity & Compliance.

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Produkte

    Die Consulting- und IT-Gruppe nutzt bereits seit einigen Jahren Marketing Hub Enterprise, CMS Hub Enterprise und Sales Hub Starter von HubSpot und arbeitet dazu seit 2017 mit der konzepthaus Web Solutions GmbH zusammen – insbesondere im Bereich Marketing Automation. Das bedeutet: Alle Formulare, die auf der Firmen-Site integriert sind, sind HubSpot-Formulare, die von All for One separat gestylt wurden.  

    Aufgrund der guten Erfahrungen mit den verschiedenen HubSpot-Tools entstand die Idee, diese erstmalig für die Planung und Durchführung eines eigenen Events einzusetzen – auch um zu zeigen, wie vielseitig und anpassbar das System von HubSpot ist. Vorher nutzte das Unternehmen den Xing-Eventmanager. Bei der Veranstaltung handelt es sich um das von der All for One Group veranstaltete Mittelstandsforum, das im Jahr 2023 etwa 500 Teilnehmende  zählte. 

    Dominik Oswald, Senior Director Marketing Platforms & Services bei der All for One Group, erläutert, wie es zu dem Entschluss kam, das komplette Event mithilfe von HubSpot umzusetzen: "Wir waren der Meinung, dass ein Dienstleister, der Digitalisierung verkauft, eine inhouse entwickelte Lösung aus einem Guss für die Veranstaltung anbieten sollte. So entstand die Idee, das Event-Management zum Mittelstandsforum mit dem System abzuwickeln, mit dem wir sowieso schon arbeiten − also mit HubSpot." Oswald erläutert weiter: „Wir hatten uns das Ziel gesetzt, einen möglichst automatisierten, einfachen Check-in-Prozess  aufzusetzen, den wir nicht nur für das Mittelstandsforum, sondern auch für alle folgenden Veranstaltungen verwenden können und der vielen verschiedenen Zielgruppen einen großen Mehrwert bietet – vor allem Kund:innen und anderen Teilnehmenden, aber auch den  Personen, die sich um die Anmeldung kümmern, den Kolleg:innen, die den Check-in betreuen und den Kundenbetreuenden vor Ort."  

     

    Der Anmeldeprozess  

    In der HubSpot-Lösung führte All for One sein gesamtes Event-Management zusammen: Das Einladungsmanagement zum „All for One Mittelstandsforum 2022“ erfolgte per Mailing und Telefon. Die gesamte Kommunikation, einschließlich Werbemaßnahmen wie Google Ads und Facebook Ads, führte die Kunden zum Anmeldeformular der Event-Website. Dort konnten Interessierte ein Tages- oder Kongressticket buchen und zeitgleich angeben, ob sie einen Corona-Test vor Ort machen wollen.

    All das musste in dem automatisierten Anmelde- und Check-In-Prozess berücksichtigt werden und lief dank HubSpot einfach und reibungslos. So konnte All for One sofort sehen, wer sich über das HubSpot-Tool angemeldet hatte und auch erschienen war. Diese Informationen dienten auch dazu, die Kapazitäten der Corona-Test-Station vor Ort zu planen. Zudem konnte regelmäßig an das Sicherheitspersonal berichtet werden, wie viele Menschen auf der Veranstaltung sind und wie viele noch erwartet werden. Die durch HubSpot geschaffene Lösung ermöglichte ferner, die Kunden besser zu tracken und spezifischer im HubSpot-System zu unterscheiden – unter anderem in Bestandskunden, perspektivische Kunden, Interessenten etc. Das war insbesondere für die Sales-Mitarbeitenden von All for One interessant, denn so konnten sie in HubSpot einsehen, ob ihre Kund:innen schon eingecheckt haben oder welche  Interessenten von wem angesprochen werden sollten.  

    Monika Wisser, Chief Marketing Officer bei konzepthaus, betont: „Wir haben von Anfang an gesagt, wir möchten im System, in dem firmeneigenen HubSpot der All for One Group, Transparenz über den Kunden haben − also wirklich den 360-Grad-Blick auf den Kunden. Das bedeutet, vom ersten Touchpoint, als er über ein Mailing auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht wurde, über die Anmeldung bis hin zur Abrechnung. Es ging darum, den gesamten Prozess transparent abzubilden: Wann hat sich der Kunde angemeldet? Wozu hat er sich angemeldet? War er bei der Veranstaltung? Was hat er sich bei der Veranstaltung  gegebenenfalls noch mal angeschaut? Hat er auch die richtige Rechnung bekommen und ist die Rechnung auch bezahlt? Es war uns wichtig, den gesamten Prozess in der eigenen  HubSpot-Lösung zu haben und nicht in einer Fremdlösung."

     

    Der Prozess im Background 

    Nach der Buchung der Einzeltickets haben die Teilnehmenden eine E-Mail mit einer Registrierungsbestätigung und einem QR-Code erhalten, mit dem sie problemlos den Check-In vor Ort vornehmen konnten und gleichzeitig ein Namenspatch ausgedruckt bekamen. Diese E-Mails wurden über die E-Mail-Marketing-Software von HubSpot organisiert und versendet. Den individuellen QR-Code hat All for One im Hintergrund über eine separate App generiert, die speziell für HubSpot entwickelt wurde. Gleichzeitig wurde im HubSpot-System ein Deal erstellt, um die Bestellung zu speichern und der entsprechenden Firma zuzuordnen. HubSpot sei enorm flexibel, so Monika Wisser. Dominik Oswald stimmt zu und sagt: "HubSpot ist sehr anpassungsfähig. Einfach gesagt: Alles, was man sich so ausmalt, kann man durch Anbindungen von Apps oder durch eigene Programmierung in HubSpot realisieren. In den vergangenen zwei Jahren ist mir im Grunde genommen nichts begegnet, was man mit  HubSpot nicht hätte machen können." 

     

    Individuell anpassbar 

    Der Anmeldeprozess in der HubSpot-Lösung für Events kann jederzeit optimiert und an die individuellen Bedürfnisse von All for One angepasst werden. Gleichzeitig sind die Daten im HubSpot CRM und können einfach für Marketing-Automation genutzt werden. Bezogen auf das Mittelstandsforum wusste All for One dank HubSpot, wer wann kam. Da die Interessen der Kunden auf unterschiedliche Tage aufgeteilt wurden, konnte die Consulting- und IT Gruppe die Teilnehmenden zielgruppengerecht und nach Interessenlage ansprechen und entsprechende Daten auswerten. "Wir haben die Daten der Veranstaltung für das Marketing  genutzt und sie pro Market-Unit in Reportings heruntergebrochen. So konnten wir detailliert berichten, was die gesamte Veranstaltung gebracht hat“, so Oswald.  

    Nach dem erfolgreichen Test soll die selbst entwickelte, vielseitige und transparente HubSpot Lösung für das Event-Management auch bei zukünftigen Veranstaltungen der All for One Group zum Einsatz kommen. 

    Der spezielle Fall der All For One Group zeigt, dass HubSpot nicht nur Maßstäbe in Bezug auf Inbound Marketing, Vertrieb und Kundenservice setzt, sondern Möglichkeiten bietet, eigene individuelle Lösungen zu schaffen.

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