Einwilligungen rechtssicher erfassen, speichern und nachweisen
Das Problem : Unternehmen, die E-Mail-Marketing betreiben oder Leads über Webformulare erfassen, benötigen eine nachweisbare Rechtsgrundlage für jede Kommunikation. Fehlen Zeitstempel, IP-Adresse oder Formularquelle im Einwilligungsprotokoll, können Einwilligungen im Streitfall nicht belegt werden — ein hohes Haftungsrisiko bei Behördenprüfungen oder Beschwerden betroffener Personen.
Die Lösung von HubSpot : HubSpot protokolliert jede Einwilligung automatisch mit Zeitstempel, IP-Adresse und Formularquelle im Kontaktdatensatz. Double-Opt-in (DOI) ist pro Formular und pro Kontakt konfigurierbar. Sensible Daten werden auf Feldebene geschützt, sodass nur autorisierte Nutzer Zugriff erhalten. Das integrierte Cookie-Consent-Banner unterstützt gängige Einwilligungsstandards und ermöglicht eine granulare Verwaltung von Tracking-Einwilligungen.
Betroffenenrechte effizient und fristgerecht umsetzen
Das Problem : Die DSGVO räumt betroffenen Personen das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) ein. Unternehmen, die Kontaktdaten über mehrere Systeme verteilt verwalten, können Auskunftsersuchen oder Löschanfragen oft nicht innerhalb der gesetzlichen Frist von 30 Tagen vollständig und nachweisbar beantworten.
Die Lösung von HubSpot : Alle personenbezogenen Daten eines Kontakts sind in HubSpot zentralisiert und können per Dateiexport für das Auskunftsersuchen (Art. 15) bereitgestellt werden. Die Datenlöschung für Kontakte einschließlich verknüpfter Datensätze kann direkt aus der Plattform heraus durchgeführt werden. Für spezifische Datenkategorien und Aufbewahrungsfristen empfehlen wir, die HubSpot Knowledge Base und den AVV zu konsultieren. Automatisierte Datenaufbewahrungsregeln unterstützen die Einhaltung definierter Löschfristen.
Zugriff auf personenbezogene Daten auf das notwendige Minimum begrenzen
Das Problem : Das Prinzip der Datensparsamkeit (DSGVO Art. 5 Abs. 1c) verlangt, dass nur Personen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, die diesen Zugriff für ihre Aufgaben tatsächlich benötigen. In vielen CRM-Systemen sind Berechtigungen pauschal vergeben — alle Nutzer sehen alle Felder, alle Datensätze. Für Datenschutzbeauftragte und IT-Verantwortliche ist das ein dauerhaftes Risiko.
Die Lösung von HubSpot : Granulare rollenbasierte Zugriffssteuerung ermöglicht die Verwaltung von Berechtigungen auf Hub- und Datensatzebene. Das Feature für sensible Daten maskiert ausgewählte Felder (z. B. Gesundheits- oder Finanzdaten) in der CRM-Oberfläche und macht sie nur für Nutzer mit expliziten Zugriffsrechten sichtbar. Single Sign-On (SSO) und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) sind auf Enterprise-Ebene verfügbar und können für alle Nutzer verpflichtend eingerichtet werden.
Datenverarbeitung für Datenschutzbeauftragte vollständig dokumentieren
Das Problem : Datenschutzbeauftragte benötigen einen vollständigen Überblick darüber, welche Daten in welchem System gespeichert, von welchen Dienstleistern verarbeitet und wie lange aufbewahrt werden. In der Praxis fehlt in vielen Unternehmen eine aktuell gepflegte Auftragsverarbeitungsdokumentation — ein Compliance-Risiko bei Behördenprüfungen und ein Hemmnis bei der Beschaffungsgenehmigung in regulierten Branchen.
Die Lösung von HubSpot : HubSpot stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA), eine publizierte Liste der Unterauftragnehmer sowie Standard-Vertragsklauseln (SCCs) für internationale Datentransfers bereit. Sicherheitszertifizierungen und Compliance-Dokumentation sind zentral unter trust.hubspot.com abrufbar. Das Audit-Log auf Enterprise-Ebene protokolliert Nutzeraktionen auf Datensätzen und Einstellungen und unterstützt damit die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
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