E-Mails mit KI schreiben: Vorteile, Vorgehen & Anleitung

Automatisierte Erstellung von E-Mails mit KI

KI-E-Mail-Generatoren können automatisch E-Mails erstellen, indem sie vordefinierte Vorlagen verwenden und diese mit spezifischen Informationen aus Datenbanken oder anderen Quellen füllen. Dies kann beispielsweise das Einsetzen von Kundennamen, Produktdetails oder spezifischen Angeboten in eine E-Mail-Vorlage sein – dies spart Zeit und reduziert die Möglichkeit menschlicher Fehler.

Personalisierung

KI-E-Mail-Generatoren können E-Mails basierend auf den spezifischen Präferenzen und dem Verhalten der Empfänger personalisieren. Sie können beispielsweise den Namen des Empfängers, seine vorherigen Interaktionen mit Ihrem Unternehmen oder seine Präferenzen in Bezug auf Ihre Produkte oder Dienstleistungen berücksichtigen. Dies führt zu einer höheren Relevanz der E-Mails für den Empfänger und kann die Kundenbindung und das Engagement erhöhen.

Optimierung der Betreffzeile und des Inhalts

KI-E-Mail-Generatoren können die Betreffzeile und den Inhalt Ihrer E-Mails optimieren, um die Öffnungs- und Klickrate zu erhöhen. Sie können beispielsweise verschiedene Formulierungen testen und diejenigen auswählen, die die besten Ergebnisse erzielen. Dies kann durch A/B-Tests oder Analyse von Engagement-Daten geschehen.

Automatisierte Follow-ups

KI-E-Mail-Generatoren können automatisierte Follow-up-E-Mails erstellen und versenden, basierend auf den Reaktionen der Empfänger auf Ihre vorherigen E-Mails. Wenn beispielsweise einer Ihrer Kunden auf ein bestimmtes Angebot in einer E-Mail klickt, aber keinen Kauf tätigt, kann der KI-E-Mail-Generator eine Follow-up-E-Mail senden, um die Person an Ihr Angebot zu erinnern oder zusätzliche Informationen bereitzustellen.

Zeitplanung

KI-E-Mail-Generatoren können die beste Zeit für das Senden von E-Mails basierend auf den Präferenzen und dem Verhalten Ihrer Empfänger ermitteln. Sie können Daten analysieren, um zu ermitteln, zu welchen Zeiten die Empfänger am wahrscheinlichsten Ihre E-Mails öffnen werden und die E-Mails entsprechend planen.

Analyse und Berichterstattung

KI-E-Mail-Generatoren können Daten über die Leistung von E-Mails sammeln und analysieren, um Berichte zu erstellen und Ihnen Empfehlungen für zukünftige E-Mails zu geben. Sie können beispielsweise die Öffnungs- und Klickraten, die Zeit, die mit dem Lesen der E-Mail verbracht wird und die Konversionsraten analysieren. Diese Informationen können genutzt werden, um Ihre zukünftigen E-Mail-Kampagnen zu optimieren und die Effektivität Ihrer E-Mail-Kommunikation zu verbessern.

Darauf sollten Sie beim automatisierten erstellen von E-Mails mit AI achten 

Auch wenn die Resultate und die Zeitersparnis beeindruckend sind: Es ist wichtig zu beachten, dass KI-generierte Inhalte am besten als Anstoß und Grundlage verwendet werden sollten – anstatt sich einzig und allein auf die Technologie und ihre Ergebnisse zu verlassen. Folgende Aspekte sollten Sie sich zwingend vor Augen führen, wenn Sie darüber nachdenken sollten, einen KI-E-Mail-Generatoren einzusetzen.

Unpersönlicher Ton und Standardisierung

Aktuell wirken KI-generierte Inhalte oft unpersönlich oder generisch, was beim Empfänger nicht gut ankommen kann. Stellen Sie sich vor: Sie schreiben eine KI-gestützte E-Mail und erhalten eine Antwort, die ebenfalls mithilfe von KI erstellt wurde – und so geht es immer weiter. Letztlich übermitteln Sie und Ihr Gegenüber im Laufe der gesamten Konversation ausschließlich „unterstütze“ Texte, wodurch die Einzigartigkeit eines Austausches schnell verloren gehen kann. Erst recht, wenn viele Menschen dasselbe Tool verwenden.

Fehlende Kontextsensitivität und emotionale Intelligenz

KI-Modelle können den Kontext einer Konversation nicht immer vollständig erfassen, was zu unpassenden oder irrelevanten Antworten führen kann. Ähnliches gilt für die Gefühlslage Ihres Gegenübers: KI-Modelle können den emotionalen Zustand Ihres Empfängers nicht erkennen und könnten daher in sensiblen Situationen unangemessen reagieren. Ferner gibt es Nuancen und subtile Hinweise in der menschlichen Kommunikation, die eine KI möglicherweise nicht erfasst. Das Fehlen dieser Intuition kann ebenfalls zu Missverständnissen führen.

Datenschutzbedenken und Ethik

Bei der Verwendung von KI zur Analyse und Beantwortung von E-Mails können Datenschutzprobleme auftreten, insbesondere wenn persönliche oder vertrauliche Informationen beteiligt sind. Letztlich lern die künstliche Intelligenz auf Basis der ihr bereitgestellten Daten und auf Basis der von Ihnen mithilfe der KI erstellen Texte. Es kann außerdem als unethisch angesehen werden, wenn Empfänger nicht darüber informiert werden, dass eine KI zur Erstellung einer betreffenden E-Mail verwendet wurde

Übermäßige Abhängigkeit

Ein übermäßiges Vertrauen in einen KI-E-Mail-Generatoren kann dazu führen, dass Benutzende Fehler übersehen oder nicht bemerken, wenn die KI ungenaue oder unangemessene Inhalte generiert. Trotz ihrer beeindruckenden Fähigkeiten können KI-Modelle immer noch Grammatik- und Rechtschreibfehler unterlaufen.

Die Vorteile von KI-E-Mail-Generatoren für Ihr Unternehmen

Effizienzsteigerung

Ein KI-E-Mail-Generator kann die Effizienz in Ihrem Unternehmen erheblich steigern: Indem das Schreiben und Versenden von E-Mails in einem gewissen Umfang automatisiert wird, sparen Mitarbeitende wertvolle Zeit, die sie für andere, strategisch wichtigere Aufgaben nutzen können.

Personalisierte Marketingkampagnen (Marketing)

KI-E-Mail-Generatoren können E-Mail-Marketingkampagnen personalisieren, indem sie auf individuelle Verhaltensweisen und Präferenzen der Empfänger eingehen. Dies kann zu höheren Öffnungs- und Klickraten führen und somit die Effektivität der Kampagnen erhöhen.

Steigerung der Vertriebseffektivität (Sales)

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz in E-Mail-Generatoren können Vertriebsteams die Interaktionen mit potenzieller Kundschaft besser verwalten. KI kann beispielsweise helfen, personalisierte Follow-up-E-Mails zu erstellen, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Leads zu Kunden konvertiert werden.

Verbesserung der Kundenbetreuung (Service)

Dank KI-E-Mail-Generatoren können Sie Ihren Kundenservice verbessern, indem sie zeitnah und teilweise sogar automatisch auf Kundenanfragen reagieren. Zumindest aber liefern Sie Ihren Servicemitarbeitenden kontinuierlich personalisierbare Textvorschläge, sodass diese schneller auf Anfragen reagieren können.

Reduzierung menschlicher Fehler

Da KI-E-Mail-Generatoren automatisiert und ohne menschliche Eingriffe Text erstellen, können Sie und Ihre Mitarbeitenden menschliche Fehler wie Tippfehler, falsche Personalisierungen oder fehlende Satzzeichen viel einfacher eliminieren. Dies kann dazu beitragen, das professionelle Image Ihres Unternehmens zu stärken.

Analyse und Verbesserung

KI-E-Mail-Generatoren sind in der Lage, große Mengen von Daten zu analysieren und aus ihnen zu lernen. Sie können beispielsweise analysieren, welche Art von E-Mail-Inhalten bei den Empfängern am besten ankommen und so Ihre Kommunikationsstrategie entsprechend anpassen, um den Austausch mit Ihrer Kundschaft kontinuierlich zu verbessern.

Skalierbarkeit

Schließlich bieten KI-E-Mail-Generatoren eine hohe Skalierbarkeit. Unabhängig von der Größe Ihres E-Mail-Verteilers oder der Häufigkeit der Kommunikation: KI-Tools können problemlos skalieren, um den Anforderungen gerecht zu werden. Dies ist besonders wertvoll für wachsende Unternehmen, die ihre Kommunikationsprozesse effizient ausbauen möchten.

Vorstellung von KI-E-Mail-Generatoren

Kostenloser HubSpot KI-E-Mail-Generator

Mit dem kostenlosen KI-E-Mail-Generator von HubSpot können Sie das Entwerfen und Verfassen von E-Mail-Texten automatisieren. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Zielgruppe kontinuierlich mit wertvollen Inhalten zu versorgen.
Der HubSpot KI-E-Mail-Generator ist ein Tool, das speziell entwickelt wurde, um die Produktivität bei der Erstellung von E-Mail-Inhalten zu steigern. Die Software ist in die Marketing- und Vertriebstools von HubSpot integriert – ein immenser Vorteil: An ein und demselben Ort stehen Ihnen nicht nur diverse Marketingtools samt Insights zur Verfügung – Sie können außerdem all Ihre E-Mail-Kampagnen im selben Tool zentral erstellen, versenden, nachverfolgen und analysieren.

Mailytica

Mailytica ist ein spezialisierter KI-E-Mail-Generator. Er verwendet künstliche Intelligenz, um eingehende E-Mails zu analysieren und automatisch zu beantworten. Ein Vorteil von Mailytica ist, dass es speziell für die Automatisierung von E-Mail-Antworten entwickelt wurde, was es zu einer starken Lösung für Unternehmen machen kann, die eine sehr große Menge an eingehenden E-Mails verwalten und automatisiert beantworten müssen.
Allerdings ist Mailytica kostenpflichtig und startet derzeit mit einem Preis von 199 € pro Monat.

ChatGPT

ChatGPT ist ein KI-Modell von OpenAI. Es ist in der Lage, menschenähnliche Texte zu generieren und kann in einer Vielzahl von Anwendungen eingesetzt werden, einschließlich E-Mail-Generierung. Ein großer Vorteil von ChatGPT ist seine Fähigkeit, kohärente und relevante Texte zu generieren, die auf den gegebenen Eingabeaufforderungen basieren – und das kostenfrei.
Der wohl größte Nachteil im konkreten Kontext besteht darin, dass ChatGPT nicht speziell für E-Mails entwickelt wurde, sondern ein allgemeiner Textgenerator ist. Ein direkter Versand oder weitere nützliche E-Mail-Versand-Optionen liegen nicht vor.

So erstellen Sie Texte mit HubSpots KI-E-Mail-Generator

1. Schritt: Erstellen Sie schnell und unkompliziert einen Account.

2. Loggen Sie sich in Ihren Account ein.

3. Klicken Sie im Headermenü auf „Marketing“ und dort auf den Unterpunkt „E-Mail“.

4. Wählen Sie aus der Vielzahl professioneller E-Mail-Templates aus, die je nach Anlass oder Vorhaben individuell gestaltet und strukturiert sind. Natürlich können Sie auch eine schlichte „nicht-designte“ Vorlage wählen.

5. Der E-Mail-Texteditor mit den gewohnten Formatierungsmöglichkeiten öffnet sich.

6. Klicken Sie einfach an die Stelle, an der Sie Text einfügen möchten.

7. Wünschen Sie KI-Unterstützung, starten Sie die Zeile einfach mit einem „/“.

8. Daraufhin erhalten Sie zwei Auswahlmöglichkeiten: „Absatz generieren“ und „Überschrift generieren“

9. Wählen Sie die gewünschte Textart aus.

10. Geben Sie einen Prompt ein, der beschreibt und vorgibt, welche Art von Inhalt Sie sich wünschen.

11. Nach wenigen Sekunden erhalten Sie einen oder mehrere Vorschläge, aus denen Sie auswählen können.

12. Sollte Ihnen keiner der Vorschläge gefallen, klicken Sie einfach erneut auf den Button „Generieren“.

13. Führen Sie dies so lange fort, bis Ihnen ein Vorschlag gefällt oder überarbeiten Sie Ihren Prompt.

14. Wenn Ihnen einer der Vorschläge zusagt, klicken Sie einfach auf den Vorschlag, er wird dann im E-Mail-Texteditoren eingefügt und Sie können weiterschreiben (lassen).

15. Beim „Überschrift generieren“ sind die Schritte exakt dieselben.

16. Bauen Sie auf diese Art Ihre E-Mail auf, bis Sie fertig sind.

17. Klicken Sie anschließend oben rechts auf „Überprüfen & Senden“.