Die 9 besten KI-Notetaker für Meetings im Jahr 2026

Verkaufsgespräche, Meetings mit der Kundschaft, Erstgespräche – die Gespräche, die Deals voranbringen, sind zugleich diejenigen, bei denen Ihr Team am ehesten Mühe hat, sich an das Gesagte zu erinnern. Ein Mitarbeiter macht sich kurze Notizen, während er versucht, im Raum präsent zu bleiben. Eine Managerin kommt zu spät hinzu und verpasst den entscheidenden Einwand. Eine Folge-E-Mail wird 48 Stunden später versendet, da niemand früher dazu gekommen ist, sie zu verfassen.

KI-Notetaker lösen dieses Problem direkt. Sie nehmen automatisch an Meetings teil, zeichnen die Gespräche auf und transkribieren sie, erstellen Zusammenfassungen und Maßnahmenlisten und übertragen in einigen Fällen Aktualisierungen in Ihr CRM-System, ohne dass Ihr Team die Daten manuell eingeben muss. Eine HubSpot-Studie aus dem Jahr 2026 ergab, dass 56 % der Führungskräfte von Start-ups den übermäßigen Zeitaufwand für manuelle Aufgaben als ihre größte betriebliche Herausforderung nannten. KI-basierte Tools für Meetings sind eine der schnellsten Möglichkeiten, einen Teil dieser Zeit wieder zurückzugewinnen.

Doch dieser Bereich ist rasch gewachsen, und nicht alle Tools sind gleichwertig. Bei einigen handelt es sich um eigenständige Aufzeichnungstools mit einer ordentlichen Transkriptionsfunktion und sonst kaum weiteren Funktionen. Andere sind umfassende Plattformen für Conversation Intelligence, die speziell für Vertriebsteams in großen Unternehmen mit eigener Administration entwickelt wurden. Einige sind in umfassendere CRM-Systeme integriert, was das Leistungsversprechen grundlegend verändert. Wenn Sie sich für die falsche Lösung entscheiden, zahlen Sie entweder zu viel für Funktionen, die Ihr Team gar nicht nutzt, oder Sie verzichten auf die Integrationen, die Ihnen tatsächlich Zeit sparen würden.

Zur Erstellung dieser Liste haben wir die führenden Tools anhand der Transkriptionsgenauigkeit, der Tiefe der CRM-Integration, der Unterstützung von Workflows vor und nach Meetings, der Preistransparenz sowie der Bewertung durch G2-Nutzende eingeordnet. Wir haben Tools verschiedener Preisklassen unter die Lupe genommen und dabei vor allem darauf geachtet, wie viel tatsächliche Arbeit das Tool Vertriebsteams abnimmt – und nicht nur darauf, ob es ein Gespräch technisch aufzeichnet.

• Eine kurze Vorbereitung, die vor jedem Meeting die Dealphase, bisherige Gespräche und die Historie der Kaufinteressierten an einem Ort zusammenfasst

• Automatische Erfassung von Meetings, die über Ihren verbundenen Kalender an Google Meet-, Microsoft Teams- und Zoom-Meetings teilnimmt (manuelle Einladungen werden ebenfalls unterstützt)

• Aufzeichnung, Transkription und CRM-Protokollierung ohne manuelle Einrichtung; jedes Gespräch ist durchsuchbar und dem entsprechenden Kontakt, Unternehmen oder Deal zugeordnet

• KI-generierte Zusammenfassungen und nächste Schritte; Aufgaben lassen sich aus vorgeschlagenen Folgemaßnahmen mit einem Klick erstellen
• Erstellung von Entwürfen für Folge-E-Mails, die unmittelbar nach Ende eines Meetings zur Überprüfung und zum Versand bereitstehen
• Vorschläge zur Aktualisierung des CRM-Systems, die sich aus den Eigenschaften von Deals, deren Ergebnissen und den nächsten Schritten ergeben, werden zur Überprüfung durch Vertriebsmitarbeitende angezeigt; ohne Genehmigung werden keine Daten in den Datensatz geschrieben
• Weitergabe externer und interner Zusammenfassungen

• Unbegrenzte Aufzeichnung und Transkription mit dem kostenlosen Abo
• KI-generierte Gesprächszusammenfassungen mit über 15 professionellen Vorlagen (BANT, Sandler und andere) in der Business-Stufe
• CRM-Synchronisierung auf Feldebene, die Erkenntnisse automatisch bestimmten CRM-Feldern zuordnet (Business)
• Deal View – eine gemeinsame Seite, auf der alle Meetings und wichtigen Meilensteine eines Deals zusammengefasst sind

• Ask Fathom – eine dialogorientierte KI, mit der Sie Ihre gesamte Anrufhistorie durchsuchen können
• Coaching-Kennzahlen und KI-Scorecards (Business)
• Claude- und ChatGPT-Integrationen zur Darstellung des Kontextes für Meetings in Ihrem LLM

• Der kostenlose Tarif ist tatsächlich unbegrenzt – es gibt weder eine Speicherbegrenzung noch eine Beschränkung der Anzahl der Meetings
• Option zur botfreien Aufzeichnung (Beta für Mac) für Nutzende, die keinen sichtbaren Notetaker wünschen
• 90 Tage Geld-zurück-Garantie auf alle kostenpflichtigen Abonnements
• Umfassende Integration des CRM-Systems in der Business-Stufe (Synchronisierung auf Feldebene, nicht nur Übertragung von Zusammenfassungen)

• Es gibt keine Funktion zur Vorbereitung auf Meetings; Vertriebsteams müssen sich vor Anrufen selbstständig mit dem Kontext vertraut machen
• Für die Synchronisierung der CRM-Felder und Deal View ist die Business-Stufe (25 $/Lizenz/Monat) erforderlich; die Team-Stufe synchronisiert lediglich Zusammenfassungen
• Bei allen Team-Tarifen sind mindestens zwei Lizenzen erforderlich
• Für Coaching- und Analytics-Funktionen ist die Business-Stufe erforderlich; der Preisunterschied zwischen der Team-Stufe (15 $) und der Business-Stufe (25 $) ist beträchtlich

• Transkription in über 100 Sprachen mit Mehrsprachenmodus (Business+)
• AskFred, eine dialogorientierte KI zur Abfrage aller vergangenen Meetings
• KI-Zusammenfassungen, Aktionspunkte und Analytics zur Redezeit einzelner Personen
• Sprachagenten und E-Mail-Assistenten

• Themen-Tracker und Keyword-Benachrichtigungen zur Überwachung der in den Gesprächen behandelten Themen.
• Conversation Intelligence und Stimmungsanalyse (Business)
• Team-Workspaces, Kanäle und Admin-Analytics

• Umfangreiche Integrationsbibliothek in dieser Kategorie, was bedeutet, dass sie mit nahezu jedem CRM-System, jedem Dialer und jedem Kollaborationstool kompatibel ist
• AskFred ist besonders hilfreich, um den Verlauf von Meetings über mehrere Monate hinweg zurückzuverfolgen
• Die Pro-Stufe (10 $/Monat bei jährlicher Zahlung) bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis für Einzelpersonen und kleinere Teams
• HIPAA-konforme Option in der Enterprise-Stufe, die für das Gesundheitswesen und regulierte Branchen relevant ist

• Die Beschränkung auf 400 Minuten für Teams im kostenlosen Tarif ist sehr gering; viele Teams laufen Gefahr, diese Beschränkung schnell zu erreichen
• Der Bot kann standardmäßig sehr aktiv an Gesprächen teilnehmen; falsch konfigurierte Kalendereinstellungen können zu peinlichen Situationen bei privaten Gesprächen führen
• Von der KI generierte Aktionspunkte erfordern nach wie vor eine Überprüfung durch einen Menschen, bevor sie mit den Projekttools synchronisiert werden, insbesondere bei explorativen Gesprächen, bei denen zurückhaltende Formulierungen fälschlicherweise als Zusage interpretiert werden könnten
• Keine Funktion zur Vorbereitung vor dem Meeting

• Anrufaufzeichnung, Transkription und KI-Zusammenfassungen für Video, Sprache und E-Mail
• Gong Revenue Graph – bildet Beziehungsdaten über die gesamte Kundschaft hinweg ab
• Deal Execution – zeigt Risikosignale und Lücken in der Interaktion bei aktiven Geschäftsmöglichkeiten auf

• Gong Forecast – ein KI-gestütztes Pipeline-Prognosetool zur Bewertung der Erfolgsaussichten von Deals
• KI-Agents für Vertriebsteams zur automatisierten Nachverfolgung von Dealmaßnahmen
• Integration mit HubSpot, Salesforce und den meisten Vertriebslösungen für große Unternehmen

• Eine ausgereifte Plattform für Conversation Intelligence und Umsatz-Analytics
• Deckt den gesamten Umsatzzyklus (Akquise, Betreuung, Prognose und Dealabwicklung) auf einer einzigen Plattform ab
• Eine sehr gute Wahl für RevOps- und Vertriebsführungskräfte, die teamübergreifende Analytics benötigen
• Mehrsprachige Unterstützung und hohe Sicherheitsstandards für große Unternehmen

• Die Preise sind nicht öffentlich zugänglich; Kaufinteressierte müssen sich an den Vertrieb wenden, um Preisangaben zu erhalten, was für kleinere Teams, die eine schnelle Bewertung vornehmen möchten, einen zusätzlichen Aufwand darstellt
• Die Kosten liegen deutlich über denen von eigenständigen Notetakern; die Lösung ist nicht für Teams mit weniger als rund 20 Mitarbeitenden ausgelegt
• Der Funktionsumfang kann für Teams, die in erster Linie Notizen erstellen und Nachfassmaßnahmen durchführen möchten und keine umfassende Umsatzanalyse benötigen, überwältigend wirken
• Der Fokus liegt weniger auf den Workflows einzelner Vertriebsmitarbeitender und der Vorbereitung auf Meetings als beim KI-Notetaker von HubSpot

• Automatische Aufzeichnung, Transkription und KI-generierte Meeting-Notizen
• „Ask Avoma“ für KI-Fragen und Antworten zu einzelnen Meetings, um spezifische Details zu ermitteln, ohne die Protokolle erneut lesen zu müssen
• E-Mail-Nachfassaktionen per KI und automatische Synchronisierung des CRM-Systems (ab dem „Startup“-Abo)
• Benutzerdefinierte KI-Themen, Vorlagen und Conversation Intelligence („Organization“-Stufe)

• KI-Bewertung und Gewinn-/Verlustanalyse (Add-on)
• Revenue Intelligence mit Deal-Status, Interaktionsbewertung und Prognosen (Add-on)
• Tools für die Terminplanung, die rotierende Terminvergabe und die Gruppenplanung

• Vereint Meeting-Assistent und Conversation Intelligence in einer Plattform
• „Ask Avoma“ (KI-Suche pro Meeting) genießt hohes Ansehen dafür, dass es spezifische Details aus komplexen Telefonaten herausfiltert.
• Gut geeignet sowohl für CS- als auch für Vertriebsteams, da die doppelte Rolle bereits in das Produkt integriert ist
• 14-tägige kostenlose Testphase, keine Kreditkarte erforderlich

• Eine Bereitstellung mit vollem Funktionsumfang wird schnell teuer, sobald die Add-ons „Conversation Intelligence“ und „Revenue Intelligence“ hinzukommen (ab 77 $/Lizenz im „Startup“-Abo).
• In mehreren G2-Bewertungen wurden unflexible Vertragsbedingungen kritisiert. Die Anzahl der Lizenzen wird zu Beginn einer Vertragslaufzeit festgelegt.
• Lernaufwand auf der Admin-Seite; die Einrichtung erfordert Engagement seitens einer dafür zuständigen Person.
• Avoma bietet keine Zusammenfassung zur Vorbereitung auf Meetings an, wie es der KI-Notetaker von HubSpot tut.

• Live-Transkription und automatisierte KI-Zusammenfassungen für Zoom, Teams und Google Meet
• Otter AI Chat, um während Meetings Fragen zu stellen („Was habe ich verpasst?“, „Verfasse eine Folge-E-Mail“)
• Mobile App zur Aufzeichnung von persönlichen Meetings (iOS und Android)
• HubSpot- und Salesforce-Integrationen (Pro-Tarif, vorbehaltlich einer begrenzten Anzahl an Nutzenden)

• OtterPilot for Sales mit automatischen CRM-Aktualisierungen, Erstellung von Folge-E-Mails und Stimmungsanalyse (Enterprise)
• SDR Agent, ein KI-Agent zur Ansprache potenzieller Kundschaft auf Ihrer Website (neue Funktion)
• MCP-Server-Integration für KI-Assistenten (ab Basic)

• Besonders geeignet für Bildungszwecke und nichtkommerzielle Anwendungsfälle (Transkription von Vorlesungen, Interviews, Medien)
• Die Live-Transkription in Google Meet ist ein nützliches Alleinstellungsmerkmal für die gemeinsame Anzeige von Notizen
• Die mobile App ist speziell für die Aufzeichnung von persönlichen Meetings konzipiert

• In aktuellen G2-Bewertungen werden Bedenken hinsichtlich des aggressiven Verhaltens von Bots beim automatischen Beitritt sowie hinsichtlich der Versendung von Einladungen zu Meetings an Mitarbeitende ohne Zustimmung der Nutzenden geäußert
• Für die Integrationen von HubSpot und Salesforce gelten Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Nutzenden; größere Teams benötigen möglicherweise die Enterprise-Version
• Für „OtterPilot for Sales“ und den vollen Umfang der CRM-Funktionen ist Enterprise erforderlich, und der Unterschied zwischen Business und Enterprise ist erheblich
• Die Beschränkung der Meetingdauer auf 30 Minuten im kostenlosen Tarif schränkt den Nutzen für die meisten echten Verkaufsgespräche ein

• Unbegrenzte Videos und Transkriptionen im kostenlosen Abo
• Transkription in über 30 Sprachen mit Sprecheridentifizierung
• KI-Notizen gemäß gängigen Vertriebsmethoden (BANT, MEDDIC, SPICED und benutzerdefinierte Vorlagen)
• Erkenntnisse aus mehreren Meetings, um Fragen zu Hunderten von Aufzeichnungen zu stellen (Business)

• KI-Coaching-Bewertungsbögen für Vertriebs- und CS-Teams (Business)
• Integration von HubSpot und Salesforce sowie öffentliche API
• Zeitstempel- und Markierungswerkzeuge, Erstellung von Clips und Freigabe

• Die unbegrenzte Aufzeichnungsfunktion und die mehrsprachige Transkription im kostenlosen Abo stellen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil dar
• Die Transkription in über 30 Sprachen macht diese Lösung zu einer der besten Optionen für internationale oder mehrsprachige Teams
• Die Partnerschaft mit Anthropic deutet auf eine enge Abstimmung hinsichtlich der KI-Infrastruktur und der Roadmap hin
• Erkenntnisse aus mehreren Meetings (Business) können Muster und Wettbewerbssignale in umfangreichen Gesprächsbibliotheken aufzeigen

• Der Preissprung von Pro (18 $) zu Business (59 $) ist groß und empfiehlt sich nicht für Teams, die erweiterte Analytics nur gelegentlich benötigen
• Für die Anmeldung ist Google- oder Microsoft-SSO erforderlich, wobei keine Option zur Eingabe von Benutzername und Passwort zur Verfügung steht, was in einigen großen Unternehmen zu Zugriffsproblemen führen kann
• In jüngeren G2-Bewertungen werden Bedenken hinsichtlich einer mit der Zeit nachlassenden Transkriptionsqualität sowie einer langsamen Reaktion des Supports geäußert
• Keine Funktion zur Vorbereitung vor dem Meeting

• Aufzeichnung von Anrufen und Meetings über Zoom, Teams, Meet und Telefon-Dialer
• KI-gestützte Gesprächszusammenfassungen und automatisierte CRM-Protokollierung (HubSpot, Salesforce und andere)
• Conversation Intelligence mit Analytics zur Gesprächsdauer, Themenerkennung und Nachverfolgung von Einwänden
• KI-Coaching-Scorecards und Leitfäden für eine strukturierte Weiterentwicklung von Vertriebsmitarbeitenden

• Dealeinblicke und Transparenz in der Pipeline für Führungskräfte
• „Ask Jiminny“, ein KI-Chat, mit dem Sie abfragen können, was während eines bestimmten Gesprächs besprochen wurde
• Ein eigener Customer Success Manager ist in den Standardtarifen enthalten

• Eine leistungsstarke Coaching-Infrastruktur, die speziell für Führungskräfte entwickelt wurde, die Gesprächsdaten zur Weiterentwicklung ihrer Vertriebsmitarbeitenden nutzen möchten
• Beinhaltet einen dedizierten Customer Success Manager (CSM) in den Standardabos, was in dieser Preisklasse ungewöhnlich ist
• Funktioniert sowohl mit Telefon-Dialern als auch mit Videokonferenzsystemen und ist somit nützlich für SDR- und Outbound-Teams

• Es gibt keine veröffentlichten Preise; jede Bewertung erfordert ein Verkaufsgespräch, was für Teams in der frühen Bewertungsphase einen zusätzlichen Aufwand bedeutet
• Die Kosten (~83–85 $/Lizenz/Monat) liegen deutlich über denen der meisten Alternativen auf dieser Liste; für Teams mit geringem Coaching-Bedarf lassen sie sich schwerer rechtfertigen.
• Die Analytics-Benutzeroberfläche hat auf G2 gemischte Rückmeldungen erhalten – nützliche Daten, aber nicht immer einfach zu bedienen
• Keine Funktion zur Vorbereitung vor dem Meeting

• Kein sichtbarer Notetaker unter den Teilnehmenden am Meeting
• Automatische Erkennung von Meetings aus dem Kalender, wodurch die Transkription ohne manuelle Auslösung in Gang gesetzt wird
• Hybrides Notieren zur Zusammenführung Ihrer eigenen kurzen Notizen mit KI-Unterstützung
• KI-Chat für Fragen zu vergangenen Meetings

• Anpassbare Notizvorlagen mit unterschiedlichen Strukturen für verschiedene Arten von Meetings
• Integrationen mit HubSpot, Notion, Slack, Attio und Affinity (Business)
• MCP-Integration für den Einsatz in verschiedenen KI-Tools und den API-Zugriff

• Eine botfreie Architektur ist ein echter Wettbewerbsvorteil – ohne Hinweisbanner für Teilnehmende und ohne Störungen während des Meetings
• Das Business-Abo (14 $/Monat) ist eine der günstigsten kostenpflichtigen Optionen, bei der die HubSpot-Integration bereits enthalten ist
• Das hybride Modell zur Notizenerstellung sorgt dafür, dass die Nutzenden aktiv einbezogen werden und nicht passiv bleiben
• 1,5 % der Einnahmen aus Abonnements fließen in CO2-Ausgleichsmaßnahmen (Stripe Climate), was umweltbewusste Kundschaft zu schätzen wissen dürfte

• Ausschließlich als macOS-Desktop-App verfügbar; zum Zeitpunkt der Veröffentlichung keine Windows-Unterstützung, wodurch ein großer Teil der Vertriebsteams in großen Unternehmen ausgeschlossen ist
• Es gibt keine Audio- oder Videoaufzeichnung; Sie können Gespräche nicht erneut abspielen, sondern lediglich auf Protokolle zurückgreifen
• Bei Telefonkonferenzen mit vielen Teilnehmenden ist die Sprechererkennung unzuverlässig, was es erschweren kann, nachzuvollziehen, wer was gesagt hat
• Eingeschränkte Sprachunterstützung