Mit HubSpot Daten automatisiert erfassen und zentral verwalten
Die Toyota Material Handling Deutschland GmbH bietet seinen Kundinnen und Kunden eine breite Auswahl an Flurförderzeugen und zugehörigen Dienstleistungen aller Art. Aufgrund des spezifischen und weitreichenden Angebots muss die Marketing-Strategie daher sehr genau und zielgruppenorientiert entwickelt werden. Als Online Marketing Manager kümmert sich Andreas Leidenfrost seit mehr als drei Jahren mit seinen Kolleginnen und Kollegen um die Marketingaktivitäten des Unternehmens.
Vor rund zwei Jahren stellte die zunehmende Menge an Daten das Marketing-Team jedoch vor eine Herausforderung. „Durch die verschiedenen Tools haben sich immer mehr Datensilos ergeben. Diese händisch in einer Excel-Tabelle zusammenzuführen ist sehr zeitaufwändig und auch nicht wirklich sinnvoll. Wir wollten weg von den Insellösungen und hin zu einer zentralen Lösung.“ Nach einer internen Evaluierung stand fest: Die CRM-Plattform von HubSpot soll das eigene Marketing auf das nächste Level bringen, auch hinsichtlich Automation. „Vor HubSpot hatten wir keine Marketing-Automatisierung. Das heißt, sämtliche Prozesse etwa bei der Werbeanzeigenschaltung und dem Newsletter-Versand sind manuell abgelaufen. Auch unser Content-Management-System wurde größtenteils manuell mit Daten versorgt.“
Mit der Einführung von HubSpot sollte laut Andreas Leidenfrost zudem die Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Vertrieb und Marketing intensiviert werden. „Als Toyota Material Handling Deutschland wollten und wollen wir so nah wie möglich an unseren Kundinnen und Kunden und bei unseren Partnern sein. Wir hatten schon eine sehr gute Webseite und einen etablierten Shop. Im nächsten Schritt wollten wir die beiden Enden zusammenführen, indem wir die Informationen aus den Bereichen Marketing und Sales in einer zentralen Plattform kundenfokussiert verarbeiten.“
Nach der Zieldefinition startete vor rund zwei Jahren schließlich der Implementierungsprozess. Um diesen möglichst reibungslos zu gestalten, arbeitete das Unternehmen von Anfang an mit der HubSpot-Partneragentur Trialta zusammen. Für Andreas Leidenfrost war die Zusammenarbeit mit Trialta ein echter Glücksgriff. „Trialta hat uns nicht nur maßgeblich beraten, sondern gemeinsame Automatismen und Strategien bereits im Vorfeld festgelegt. Insgesamt waren das Onboarding und die Implementierung dadurch super einfach. Auch weil Trialta meine Kolleginnen und Kollegen in der Handhabung mit HubSpot sehr gut geschult hat.“
Verbessertes Lead Management und mehr Kundennähe
Für das Team rund um Andreas Leidenfrost standen zu Beginn der Implementierung gleich mehrere konkrete Ziele im Vordergrund. „In erster Linie wollten wir den Lead-Management-Prozess optimieren, um die Leadgenerierung zu steigern. Im Anschluss wollten wir eine zentrale Erhebung und Verarbeitung von Performancedaten rund um unsere Webseite und den Shop haben.“
Durch die Einführung von HubSpot und die integrierte Verbindung von Marketing Hub und Sales Hub konnten sowohl das so wichtige Lead Management als auch die Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Marketing und Vertrieb deutlich verbessert werden. „Vor allem im Lead Management haben wir die Response time enorm verbessert. Wenn ein Lead reinkommt, wird dieser nahezu in Echtzeit an die richtigen Leute geroutet, Stichwort Kundennähe. Außerdem werden Anfragen durch HubSpot jetzt immer an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Die Leads aus Kampagnen wie beispielsweise Paid Ads in Google und LinkedIn, laufen in HubSpot ein und werden direkt zugewiesen. Vorher wurden die Anfragen oftmals manuell falsch zugeordnet oder sind im Mailsumpf untergegangen. Dadurch haben wir deutlich schlankere, verbesserte Prozesse, auch in Hinsicht auf das Template Building bei Newslettern und Landingpages“, erläutert Leidenfrost.
Neben dem Lead Management konnte das Unternehmen laut Andreas Leidenfrost durch Dashboards ihre Kommunikation vereinfachen und ist jetzt in der Lage, wichtige Kennzahlen, die durch HubSpot automatisiert erfasst werden, sowohl im Team als auch teamübergreifend besser zu analysieren. „In kürzester Zeit können wir Dashboards mit den wichtigsten Management und Lead KPIs zur Verfügung stellen“. Mit HubSpot lassen sich mühelos benutzerdefinierte Berichte erstellen, da die Kontakt-, Unternehmens- und Deal-Daten aus dem CRM-System miteinander und mit den Marketing-, Sales- und Service-Daten verknüpft sind.
Auch im Bereich E-Mail-Marketing hat HubSpot laut Andreas Leidenfrost zur Entwicklung einer zielgruppenorientierten Strategie beigetragen, unter anderem durch die Segmentierung von Kontaktlisten. „Wir hatten vorher ein Problem mit der Zustellbarkeit in unserem Newsletter-Tool. Durch die Qualifizierung und Listenpflege der Newsletter-Empfänger geht jetzt kein Versand mehr an Kontakte mit niedrigen Interaktionen raus“.
Die Erstellung von Vorlagen mithilfe des Template Builders bietet dem Unternehmen zudem einen hohen Mehrwert. „Es ist wirklich leicht, eine E-Mail, die auch responsive ist, mit dem Template Builder vorzubereiten und herauszuschicken. Davor war das alles enorm zeitaufwändig, da Newsletter vormals in HTML hartkodiert werden mussten und somit auch nicht responsive waren. Jetzt haben wir eine viel schnellere Reaktion auf Anfragen, da Newsletter automatisiert durch Workflows direkt beim richtigen Ansprechpartner landen“, erläutert Leidenfrost.
Insgesamt ist der Mehrwert, der durch die Einführung von HubSpot im Marketing und Vertrieb erreicht wurde, für Andreas Leidenfrost klar erkennbar. „Wir haben jetzt deutlich mehr Power. Auch, weil das gesamte Team, vom Produkt-Marketing-Manager, über den Redakteur bis hin zur Marketing-Leitung, das Tool selbst bedienen kann und wir viel mehr Insights haben als vorher.“ Laut dem Geschäftsführer von Trialta, Adriano Tagliarina, zeigt sich dies auch im Umgang mit Leads und im Zeitmanagement. „HubSpot ist deutlich ressourcensparender. Durch HubSpot kann gebündelt in gleicher Zeit deutlich mehr auf einmal abgearbeitet werden. Außerdem weiß das Marketing-Team jetzt selbst viel mehr, was es da tut. Welche Leads haben wir und ist aus denen irgendetwas geworden?“
Mehr Leads und schnellere Response time durch HubSpot-Automatisierung
Die Umstellung auf HubSpot ermöglichte der Toyota Material Handling Deutschland GmbH messbar zu werden und ihre Marketing- und Sales-Aktivitäten umfassend zu optimieren. Mithilfe der verschiedenen Tools des Marketing und Sales Hubs wurde der Website Traffic um rund 100 Prozent gesteigert. Zudem hat sich die Response time für Leads durch die automatisierten Prozesse um knapp 50 Prozent verkürzt. Auch die Contact-to-Customer Conversion Rate stieg durch die Maßnahmen um rund 100 Prozent.
„Dadurch, dass wir jetzt noch näher an der Kundschaft sind, haben wir die Response time für Leads deutlich verkürzt. Einmal durch die Zuordnung der richtigen Leads zu den richtigen Ansprechpartnern und zum anderen, weil wir den Sales Hub als Lead Management Tool nutzen und so marketingseitig mehr Transparenz in den zählbaren Erfolgen schaffen können. Darüber hinaus automatisieren wir in Echtzeit Verhaltensinformation und interaktionsbasiert die Erstellung und Zuweisung von Leads. Dadurch gewinnen wir letztendlich auch Zeit, weil wir viel schneller im Newsletter-Versand sind“, erklärt Online Marketing Manager Andreas Leidenfrost.
Bei der Implementierung von HubSpot haben dem Unternehmen die Partneragentur Trialta sowie Angebote der HubSpot Academy dabei geholfen, mit der Software richtig umzugehen. Für Adriano Tagliarina war die Einführung eine Herausforderung, da viele Prozesse zunächst umgestellt werden mussten. „Wir reden hier nicht über eine kleine Unternehmung. Da gab es schon einiges zu tun, um die Komplexität rauszunehmen und zentraler zu arbeiten.“ Trotz des hohen Grades an Komplexität lief der Einführungsprozess genau wie auch die weitere Arbeit mit HubSpot dank Trialta laut Andreas Leidenfrost glatt. „Trialta hat unserem Team die wesentlichen Kennzeichen und Funktionsweisen von HubSpot vorgestellt. Sobald man sich einmal in den einzelnen Sparten in HubSpot zurechtgefunden hat, geht alles sehr schnell und man kann vor allem auch sehr agil damit arbeiten.“
Für die Zukunft sieht Leidenfrost weitere Optimierungsmöglichkeiten im Bereich Lead Management als auch in der Nutzung der durch HubSpot gewonnenen Daten. „In Zukunft stehen die weitere Konsolidierung unserer Tools als auch die Zusammenführung von Lead-Management-Datenbank und Lead Pipeline im Vordergrund. Da wir jetzt mehr Power haben, wollen wir diese auch zukünftig mehr nutzen. Daher müssen wir uns noch weiter Gedanken machen, wie wir die vielen gewonnenen Daten strategisch nutzen können. Es gibt immer etwas zu entwickeln, daher haben wir viele Pläne für die Zukunft.“
Ganz allgemein ist Andreas Leidenfrost sehr zufrieden mit der Einführung von HubSpot. Auch, weil sich das Verhältnis und die Nähe zu den eigenen Kundinnen und Kunden sowie das Lead Management erheblich verbessert haben. „Ich kann HubSpot jedem nur empfehlen, weil es deutlich einfacher ist, damit zu arbeiten, es Prozesse verschlankt und man eine große Palette an Tools erhält, um aus einer Plattform heraus alle essentiellen Online-Marketing-Segmente zentralisiert bedienen zu können. Mit HubSpot haben wir die Möglichkeit, die Kundschaft besser zu hören und ihre Bedürfnisse besser zu verstehen. Wir wissen jetzt noch granularer Bescheid, wie im Marketing wertvolle Leads an Sales übergeben werden, die später auch für Umsatz sorgen.“
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