Abstimmung der Marketing- und Vertriebsteams
Benjamin Jack, seit sechs Jahren Managing Director bei Eastridge, hat vor kurzem die Leitung von Sales Operations und Marketing übernommen. Eine der ersten Herausforderungen in seiner neuen Funktion war es, Operations und Systeme für die verschiedenen Vertriebsteams zu standardisieren. Dazu erweiterte Eastridge den Einsatz von Microsoft Dynamics, das als einziges CRM-System für den Vertrieb fungieren sollte. Beim Marketing waren zentralisierte Kampagnen nur eingeschränkt möglich, bis das Unternehmen im letzten Jahr entschied, mit HubSpot einen Schritt in Richtung Marketingautomatisierung zu wagen.
„Im letzten Jahr war es eine unserer wichtigsten Initiativen, die Marketingautomatisierung unternehmensweit einzuführen. Zuerst haben wird es mit einem Add-on für Microsoft Dynamics namens ClickDimensions als Marketinglösung versucht, aber wegen einiger technischen Einschränkungen waren die Ergebnisse nicht optimal. Dann haben wir uns für HubSpot entschieden, das ich bis dahin hauptsächlich als CRM-System kannte. Bei der Marketingautomatisierung ist es so: Je häufiger man sie nutzt, desto besser findet man sie, denn im Laufe der Zeit werden Datenbank und Kennzahlen durch den Einsatz der Lösung verbessert“, erklärt Benjamin Jack.
Die Einführung des neuen Systems brachte neue betriebliche Herausforderungen für das Unternehmen und zwei Fragen mit sich: Wie lassen sich Microsoft Dynamics und HubSpot zusammenbringen? Und wie ließen sich die Aktivitäten der Marketing- und Vertriebsteams besser aufeinander abstimmen, um mehr Umsätze zu erzielen?
Operations Hub: das fehlende Teil
Bei Eastridge hatte ein erfahrenes Vertriebsteam über Jahre umfangreiche Kundendaten in Microsoft Dynamics erfasst und Ende 2019 war das Marketingteam so weit, HubSpot für die Marketingautomatisierung einzusetzen. Dem Team stand eine technologische Infrastruktur mit dem Potenzial zur Verfügung, stark optimierte Marketingmaßnahmen auf der Grundlage der Vertriebsprozesse zu generieren. Aber es gab ein großes Problem.
Kundendaten von Microsoft Dynamics nach HubSpot und umgekehrt zu übertragen, erforderte stundenlanges manuelles Aktualisieren, Importieren und Exportieren.
„Es gab keine Verbindung zwischen den Anwendungen. Einen echten Überblick über die Zahlen konnten wir nur erreichen, indem wir Tabellen zusammenführten und das Dokument dann mehrere Stunden lang überprüften. Änderungen wurden dann manuell in Microsoft Dynamics oder HubSpot eingegeben oder an das Vertriebsteam übergeben, was zu Lücken im Informationsfluss führte. Wir konnten schließlich keine Kampagnen durchführen, wenn die Daten nicht zuverlässig waren.“
Da kam die Datensynchronisierung von Operations Hub gerade richtig. „Nachdem wir uns verschiedene Lösungen angesehen hatten, war klar, dass nur Operations Hub den Grad an Integration mit HubSpot bot, der für die Zusammenarbeit mit unserer bestehenden Lösung unerlässlich war“, erklärt Benjamin Jack.
Das Vertriebsteam von Eastridge nutzt die Marketinglisten von Microsoft Dynamics. Anhand dieser Listen lassen sich Leads einfach nach bestimmten Kriterien gruppieren. Jede dieser Gruppen fungiert als Segment, das dann eine bestimmte Marketingkampagne in HubSpot mit Daten füllt. „Auf diese Weise wollen wir den Aufwand für Vertriebsmitarbeitende minimieren, wenn ein Lead in eine Kampagne aufgenommen werden soll. Diese Aufgabe soll durch einfaches Ankreuzen eines Kästchens erledigt werden können, das sicherstellt, dass der Lead in die richtige Kampagne oder auch mehrere Kampagnen aufgenommen wird“, erklärt Jack.
Andersherum richtete Jack eine Synchronisierung ein, damit die Leadbewertung von HubSpot in Microsoft Dynamics immer auf dem neuesten Stand ist. Wenn ein Lead mit der Kampagne interagiert, sorgt das in Dynamics verfügbare Scoringsystem von HubSpot dafür, dass das Vertriebsteam über die Art der Interaktion und die Motivation dahinter informiert ist.
Zusätzlich werden für Kontakte zuständige Mitarbeitende aus Microsoft Dynamics automatisch auch den HubSpot-Leads zugewiesen. So weiß jedes Mitglied des Vertriebsteams, wann eine Follow-up-Aktion mit zugewiesenen Kontakten erfolgen sollte.
Dazu Benjamin Jack: „Operations Hub verbindet Dynamics und HubSpot und aktualisiert automatisch die Leadscores, die neueste Marketingkommunikation und die Kampagnenbezeichnung. Und neue Leads, die durch Marketingaktivitäten generiert werden, werden direkt in den Verkaufsprozess übernommen.“
Auch mit offenen API-Anwendungen und einem großen IT-Team kann es schwierig und zeitaufwendig sein, eine solche bidirektionale Softwareintegration umzusetzen. Deshalb ist die Tatsache, dass er Operations Hub mühelos selbst einrichten konnte, für Benjamin Jack eines seiner Lieblingsmerkmale von Operations Hub.
„Alles hat auf Anhieb funktioniert und die Installation war recht einfach. Mir gefällt Operations Hub, weil ich unabhängig damit arbeiten kann, ohne dass ich das technische Team oder andere Personen vom Fach um Hilfe bitten muss. Selfservice ist mir sehr wichtig. So kann ich verschiedene Ideen ausprobieren und damit experimentieren, bis ich die gewünschten Ergebnisse erziele.“
Mehr Wachstum mit Operations Hub
Nach der Implementierung von HubSpot und Operations Hub begann Eastridge mit dem Durchführen fortlaufender Marketingkampagnen, die im Einklang mit dem Vertriebsprozess und dem Serviceangebot des Unternehmens stehen. Durch diese neuen Marketingaktivitäten konnte das Unternehmen 10 % mehr Kundinnen und Kunden gewinnen.
Und da Operations Hub den Workflow zwischen HubSpot und Microsoft Dynamics automatisiert, gehören Tabellenkalkulationen und manuelle Dateneingabe der Vergangenheit an. Das hat zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei Eastridge um 25 % geführt.
„Wir können jetzt im gleichen Zeitraum mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitenden zwei- oder dreimal so viele Kampagnen wie früher auf die Beine stellen – dank Automatisierung und der Verwaltung von Marketinglisten.“
Trotz dieser überaus positiven Ergebnisse gibt es noch viel zu tun, und Operations Hub wird auch in Zukunft eine zentrale Rolle bei Eastridge spielen. Aus betrieblicher Sicht sind die drei größten Herausforderungen, die das Unternehmen derzeit zu bewältigen hat, die Automatisierung, die Zentralisierung seiner Datenbank und die Sicherstellung von Datenstruktur und -integrität.
Während seine Microsoft Dynamics-Datenbank weiter wächst, möchte Eastridge die Integration durch die Synchronisierung seiner Kontakte und Accounts, die in Microsoft Dynamics unterschiedliche Objekttypen darstellen, vorantreiben. Dadurch könnte die Reichweite des Marketingteams noch vergrößert und dem Vertriebsteam ein besserer Einblick in die Customer Journey ermöglicht werden. „Zurzeit konzentrieren wir uns auf das Tracking von Leads. Der nächste Schritt wird die Synchronisierung von Microsoft-Kontakten sein, bei denen es sich um qualifizierte Entscheidungstragende und potenzielle Kundschaft für andere Produktlinien handelt.“
Außerdem plant das Unternehmen, HubSpot für die interne Kommunikation mit seinen Teams zu nutzen, z. B. im Hinblick auf Newsletter und Benachrichtigungen für Bewerbende.
„Operations Hub ist wirklich einfach zu verwenden. Die Benutzeroberfläche für die Datensynchronisierung ist so intuitiv, dass Integrationen ganz schnell eingerichtet werden können, und für das Tracking kann ich eine großartige Berichterstattung nutzen. Ich weiß, dass ich meine zukünftigen Integrationen damit verwalten werde.“
Benjamin Jack freut sich, dass solche Funktionen in HubSpot integriert sind:
„Mit Operations Hub können wir den Datenaustausch zwischen HubSpot und Dynamics 365 intuitiv kontrollieren, ohne in einem externen Tool jede einzelne Synchronisierungseinstellung manuell definieren zu müssen. Das spart unseren Marketing- und Vertriebsteams sehr viel Zeit.“
.png){kind=logo}
.png)
_logo_2018%20(3)-1.png){kind=logo}
