Legartis, mit ihrem Fokus auf Automatisierte Vertragsprüfung mit künstlicher Intelligenz (Legal AI), entschied sich bereits früh dazu, das CRM inklusive Marketing Automation mit HubSpot aufzubereiten. „Für ein kleines Unternehmen wie uns war es wichtig, auf eine hoch professionelle Lösung zu setzen, die intuitiv ist und unsere Bedürfnisse abdeckt. Und wenn man Marketing Automation Lösungen evaluiert, dann kommt man an HubSpot nicht vorbei“, sagt Nicole Schnetzer, Head of Marketing bei Legartis.
Die Ziele von Legartis haben sich während der Wachstumsphase des Unternehmens stetig weiterentwickelt. Wichtig war dabei immer, dass der Prozess klar war.
Im Zentrum standen zu Beginn folgende Fragen: Wie viele Leads möchte sich das Unternehmen sichern? Auf welchen Plattformen soll das geschehen? Welcher Content soll dafür genutzt werden?
Im Folgenden ging es darum, zu klären, wie der Funnel aussehen soll. Ab diesem Punkt kam HubSpot ins Spiel.
Marketing Hub war 2019 ein wichtiges erstes Element für Legartis, um Leads zu generieren. In der Folge wurden die Vertriebsabteilungen ausgebaut und Sales Development Representatives (SDRs) eingestellt.
2020 erwarb Legartis CMS Hub, 2021 Sales Hub und 2022 Operations Hub, um mehr Analytics Insights zu erhalten. Nachdem so auch mehr Kundschaft gewonnen wurde, kam noch im gleichen Jahr Service Hub dazu, über den im Rahmen des Customer-Success-Managements die Betreuung der Kundinnen und Kunden stattfindet. „Die Modularität von HubSpot konnte so das Wachstum des Unternehmens unterstützen“, sagt Schnetzer.
Für Legartis ist es ein großer Vorteil, dass HubSpot aufgrund der Marktstärke mit anderen Systemen integrierbar ist. Schnetzer betont: „Die Datensynchronisation ist gewährleistet. Man braucht in manchen Bereichen noch zusätzliche Tools und die lassen sich einfach anbinden.“
Eine Single Source of Truth, wie sie HubSpot mit seiner Plattform bietet, gilt bei Legartis als wesentlicher Aspekt, um Bedürfnisse der Kundschaft zu erfüllen und User Journey sowie Customer Journey mit einem Blick zu erfassen. Dass die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Sales silobefreit ist, ist für Legartis von hoher Bedeutung.
Mit HubSpot kann Legartis das Smarketing, also die Zusammenarbeit zwischen Sales und Marketing, fördern. Ein Lead ist für beide Bereiche sichtbar, Sales und Marketing werden per Notification informiert. Beide Bereiche sehen, wie sich die potenziellen Kundinnen und Kunden auf der Website bewegt haben. „Ich schätze es, über den Verlauf die Aktivitäten des Besuchers nachvollziehen zu können. Unterstützt wird das mit dem Lead-Scoring. Wir erhalten Einblicke zum Engagement mit dem Unternehmen und zum Interesse. So können Sales und Marketing den Lead optimal bearbeiten“, sagt Schnetzer.
Am besten gefällt ihr, dass HubSpot sehr gut auf die Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar ist. Bei den Onboardings fällt auf, dass es sich intuitiv nutzen lässt, neue Mitarbeitende kommen mit HubSpot sehr schnell zurecht. Legartis schätzt zudem die Möglichkeit, neue Datenpunkte (Properties) zu erstellen. Mit HubSpot ist es ein Leichtes, nach diesen Properties zu filtern und Listen zu erstellen.
2022 hat das Inbound Marketing bei Legartis einen Anteil von 50 Prozent im Marketing gehabt. Mittlerweile sind es 80 Prozent. Ziel ist es, den Wert auf 100 Prozent zu steigern.
Die Automatisierung erleichtert die Arbeit für das Marketing. „Müssten wir die Leads manuell bearbeiten, würde dies einem zusätzlichen zeitlichen Aufwand im Marketing-Team von zwei oder drei Stunden pro Tag entsprechen. Das würde bedeuten, eine 40- oder 50-Prozent-Stelle schaffen zu müssen. Für uns ist klar: Ohne Marketing-Automatisierung lässt sich die Arbeit nicht mehr bewältigen“, so Schnetzer.
Im Bereich E-Mail-Marketing nutzt Legartis E-Mail-Nurturing. Im Mittelpunkt steht dabei der Webinar Funnel als Nurturing-Moment von früheren Leads, die wieder in den Fokus gerückt werden sollen. Das Marketing versucht, mit ansprechendem Content die Kundschaft in den Dialog zu bringen. Die Sales-Abteilung nutzt E-Mails, um Conversions für u. a. Meetings und Discovery Calls zu erreichen. Dafür nutzen sie Sequenzen, um personalisierte E-Mails an potenzielle Kunden und Kundinnen zu planen.
„Mit HubSpot können wir erkennen, welche Kampagnen laufen. Wir können spezifische Analysen für die einzelnen Channels durchführen und den ROI berechnen“, sagt Schnetzer.
Mit Sales Hub wissen die Nutzenden sofort: Welcher Lead befindet sich in welcher Stage? „HubSpot bietet uns die Möglichkeit, Prognosen zu erstellen. Sind wir ‚gesund‘ unterwegs? Sind wir auf dem richtigen Pfad? Das Tool erlaubt es uns, frühzeitig zu reagieren, wenn es nicht der Fall ist. Für uns ist klar: Ohne HubSpot hätten wir keinen Überblick und die Risiken, dass wir in die falsche Richtung rennen und nicht frühzeitig reagieren, wären groß“, hebt Schnetzer hervor.
Service Hub unterstützt Legartis im Bereich Neukundengenerierung. Das Unternehmen erhält mithilfe des Tools Aufschluss über die Reaktionen auf den Content. Für die Mitarbeitenden ist es hilfreich, dass sie erkennen, welchen Content sie liefern müssen, um Kundinnen und Kunden zufriedenzustellen. Dafür nutzen sie auch Funktionen wie Umfragen und das Knowledge Center (Wissensdatenbank).
Schnetzer sagt: „Website-Pflege, Content Management, Trackings – wir profitieren davon, dass sich alles an einem Ort befindet. Die Website Usability ist sehr gut, das Gleiche gilt für SEO-Analysen, die besonders wichtig sind. Denn: SEO-Gesundheit entspricht für uns Inbound-Lead-Gesundheit.“ Unterstützung im Bereich Content Marketing und HubSpot erhält Legartis von der B2B-Growth-Agentur &weekly.
Mit dem bestehenden Setup in der Professional-Version hatte Legartis wenig kalkulierbare Felder, um Custom-Kennzahlen berechnen zu lassen. „Durch den Operations Hub sind wir nun in der Lage, durch Datasets und kalkulierbare Felder sehr granular Conversion Rates und Funnel-Durchlaufzeiten zu analysieren“, sagt Raul Sfat, der als Partner bei &weekly Legartis im Tech-Bereich berät und unterstützt.
Die Maßnahmen, die Legartis auf Basis von Datenanalysen ergreift, tragen zum Wachstum des Unternehmens bei. HubSpot unterstützt dabei, wie Zahlen für die digitalen Kanäle bei Legartis belegen. Demnach liegt die Conversion Rate von einem normalen Lead zu einem Marketing Qualified Lead (MQL) bei 80 Prozent. Die Zahl der MQL konnte Legartis um das Zwanzigfache steigern.
Im weiteren Verlauf verbesserte sich die Conversion Rate vom Marketing Qualified Lead zum Sales Qualified Lead (SQL) um 200 Prozent. Die Anzahl der Produkt-Demos in der SQL-Phase – für SaaS-Unternehmen wie Legartis von hoher Bedeutung – wurde verdreifacht.
Gleichzeitig konnte Legartis die Ausgaben senken: Der Cost per Lead wurde um 75 Prozent reduziert.
Der Wachstumsprozess von Legartis soll weitergehen. Für Schnetzer ist klar: „Wachstum hat mit Optimierungen zu tun. Optimieren können wir, wenn wir Daten haben. HubSpot erlaubt es mir, auf der Basis von Analysen Anpassungen in den Workflows vorzunehmen. Die Maßnahmen, die wir nach der Datenanalyse ergreifen, treiben unser Wachstum voran. HubSpot unterstützt uns dabei.”