Kostenlose E-Mail-Tracking-Software

Ein E-Mail-Tracker ist ein Tool, das Sie benachrichtigt, wenn jemand Ihre E-Mail öffnet, auf einen darin enthaltenen Link klickt oder den Anhang herunderlädt. Es zeigt außerdem, wie oft ein bestimmter Link angeklickt wurde und ob die Nachricht weitergeleitet, ungelesen archiviert oder gelöscht wurde. So können Unternehmen besser nachvollziehen, wie ihre Kundschaft mit Vertriebs- oder Marketing-E-Mails interagiert. Auch im Austausch mit Bewerbenden, potenzieller Kundschaft oder Teammitgliedern kann eine E-Mail-Tracking-Software hilfreich sein.

Die kostenlose E-Mail-Tracking-Software von HubSpot bietet zu den oben genannten Funkitionen, noch zusätzliche: Öffnungen und weitere Interaktionen lassen sich automatisch dem passenden Kontaktdatensatz in HubSpot zuordnen. So behalten Sie relevante E-Mail-Aktivitäten in Ihrem CRM, Helpdesk und an weiteren Stellen im Blick.

HubSpots E-Mail-Tracker kann E-Mails mithilfe eines unsichtbaren Pixels und spezieller Tracking-Links nachverfolgen. Dadurch lässt sich erkennen, ob eine E-Mail geöffnet oder ein Link angeklickt wurde. Diese Informationen können dabei helfen, den richtigen Zeitpunkt für ein Follow-up zu wählen und besser zu verstehen, wie Interessierte mit einer E-Mail interagieren.

Wie zuverlässig das Tracking ist, hängt unter anderem vom verwendeten E-Mail-Programm ab. Außerdem gelten je nach Land unterschiedliche Datenschutzanforderungen. In bestimmten Fällen muss die empfangende Person dem Tracking vorher zustimmen. Der Absender ist dafür verantwortlich, die geltenden Vorschriften einzuhalten.

Wichtig: E-Mail-Tracking sollte transparent und verantwortungsvoll eingesetzt werden. Das heißt mit dem Ziel, relevante Informationen bereitzustellen und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Das E-Mail-Tracking-Tool von HubSpot ist Teil von Sales Hub und kann kostenlos genutzt werden. Wenn Sie Ihren Vertrieb jedoch ausbauen möchten, stehen Ihnen mit den Versionen Starter, Professional und Enterprise von Sales Hub zusätzliche Automatisierungs- und Reporting-Funktionen zur Verfügung.

Der E-Mail-Tracker eignet sich für alle Vertriebsmitarbeitenden und Teams, die persönliche E-Mails an Kundschaft versenden und nachverfolgen möchten, ob die Empfängerinnen und Empfänger diese auch öffnen oder auf Links klicken.

Beliebte Funktionen von HubSpots E-Mail-Tracking sind:

• Desktop-Benachrichtigungen, die Sie informieren, sobald jemand eine Nachricht öffnet
• Integrierte E-Mail-Sequenzen, um automatisch nachzufassen, wenn eine Reaktion erfolgt
• Automatisches Lead Scoring, das Interessierte anhand ihrer Interaktionen mit Ihren E-Mails identifiziert, die mit hoher Wahrscheinlichkeit konvertieren werden können
• Analytics, um den Verlauf von Interaktionen potenzieller Kundinnen oder Kunden mit Ihren E-Mails nachzuvollziehen
• Erweiterte Tracking-Funktionen, um zu verstehen, ob Interessierte einen Anhang heruntergeladen oder mehrfach auf einen Link geklickt haben

Zudem ist das Tracking-Tool in das CRM integriert, die Benutzeroberfläche auf Deutsch verfügbar und der Einstieg kostenlos.

Installieren Sie die HubSpot Sales Chrome-Erweiterung für Gmail oder Outlook und melden Sie sich bei Ihrem HubSpot-Konto an. Wählen Sie beim Verfassen der E-Mail das Kontrollkästchen „Verfolgen“ (E-Mail-Tracking) aus und senden Sie die Nachricht. Wenn der Empfänger oder die Empfängerin die E-Mail öffnet und das E-Mail-Programm das Tracking-Pixel lädt, erscheint die Aktivität in Ihrem HubSpot-Aktivitätsfeed. Bei aktivierten Chrome-Browserbenachrichtigungen erhalten Sie außerdem eine Echtzeitbenachrichtigung.

Wichtig: Je nach Standort der Empfängerinnen und Empfänger kann für das E-Mail-Tracking eine vorherige Einwilligung erforderlich sein. Bei aktivierten Datenschutzeinstellungen erfasst HubSpot E-Mail-Öffnungen nur für Kontakte, bei denen dokumentiert ist, auf welcher rechtlichen Grundlage ihre Daten verarbeitet werden dürfen.

E-Mail-Tracking kann datenschutzkonform eingesetzt werden, ist aber nicht automatisch in jedem Fall zulässig. Beim Erfassen von Öffnungen und Klicks werden personenbezogene Daten verarbeitet; dafür braucht es eine passende Rechtsgrundlage. Ob zusätzlich vorab eine Einwilligung erforderlich ist oder ob Sie Empfängerinnen und Empfänger informieren müssen, hängt vom konkreten Einsatz ab. 

Lassen Sie Ihre Vorgehensweise von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsabteilung prüfen und bewerten.

Das E-Mail-Tracking ist im Handumdrehen eingerichtet. Installieren Sie einfach die HubSpot Browser-Erweiterung für E-Mails für Gmail, Outlook oder Office 365 und aktivieren Sie beim Schreiben das Kontrollkästchen „Verfolgen“, um sofort mit dem Tracking von E-Mails zu beginnen.