HubSpot für IT-Leiter und IT-Einkauf: Sicherheit, Datenschutz und Compliance
Zuletzt aktualisiert: 15. Juli 2026
IT-Leiter und Einkaufsverantwortliche stellen in CRM-Evaluierungen andere Fragen als Vertrieb oder Marketing. Sie prüfen Datenschutz, Sicherheitsarchitektur, Zertifizierungen und Systemkompatibilität – oft im Rahmen formaler Ausschreibungsprozesse.
Diese Seite beantwortet die Fragen, die in deutschen Enterprise-Evaluierungen am häufigsten aufkommen. Verbindliche und aktuelle Informationen zu Produktfunktionen, Vertragskonditionen und Compliance-Dokumenten finden Sie im HubSpot Trust Center und in den jeweils geltenden Produktbedingungen.
Ist HubSpot DSGVO-konform?
HubSpot stellt Funktionen bereit, die Unternehmen dabei unterstützen können, ihre Datenschutzpflichten nach der DSGVO zu erfüllen – darunter einwilligungsbasierte Formulare, Datenlöschfunktionen, Werkzeuge zur Verwaltung von Datenzugriffsrechten und ein Einwilligungsmanagement für Cookies. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO steht standardmäßig bereit und kann über das HubSpot-Portal abgerufen werden.
Ob HubSpot die spezifischen datenschutzrechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, hängt vom konkreten Nutzungsszenario, Ihrer Branche und den anwendbaren nationalen Regelungen ab. Eine Prüfung durch Ihre Datenschutzbeauftragte oder Rechtsabteilung wird empfohlen.
Für EU-Kunden sind Datenschutzeinstellungen standardmäßig aktiviert. HubSpot unterstützt zudem die Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission als rechtlichen Mechanismus für grenzüberschreitende Datentransfers.
Hilfreiche Ressourcen:
Wo speichert HubSpot Daten für europäische Kunden?
HubSpot betreibt ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Deutschland), das auf AWS-Infrastruktur läuft. Europäische Kunden können ihre Daten dort speichern – CRM-Datensätze, Deals, Marketing-Assets und Aktivitätsprotokolle werden ausschließlich innerhalb der EU gespeichert und repliziert, ohne Transfer in US-Rechenzentren.
Neue Kunden können das EU-Rechenzentrum bei der Kontoeinrichtung wählen. Bestehende Kunden können ihre Daten über ein Migrationstool in das EU-Rechenzentrum übertragen. Den aktuellen Stand der verfügbaren Regionen, Bedingungen und Optionen entnehmen Sie bitte dem HubSpot Trust Center.
Hilfreiche Ressourcen:
Wie schließe ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit HubSpot ab?
HubSpot stellt einen standardisierten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO bereit. Der AVV kann über das HubSpot-Portal abgerufen und digital unterzeichnet werden – in der Regel ohne langen Abstimmungsprozess. Er umfasst die Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission als Mechanismus für grenzüberschreitende Datentransfers sowie eine Transfer-Folgenabschätzung (TIA) für die Risikobeurteilung.
Sollten Sie spezifische vertragliche Anforderungen haben, wenden Sie sich an Ihren zuständigen HubSpot-Ansprechpartner. Ob und in welchem Umfang individuelle Anpassungen möglich sind, ist abhängig von Ihrem Vertrag und Tarif.
Hilfreiche Ressourcen:
Welche Sicherheitsnachweise hat HubSpot?
HubSpot stellt einen SOC 2 Typ II Bericht bereit, der unabhängig geprüfte Kontrollen in den Bereichen Sicherheit, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit von Kundendaten dokumentiert. Zusätzlich steht ein öffentlich zugänglicher SOC 3 Bericht zur Verfügung. Die zugrundeliegende Cloud-Infrastruktur wird auf AWS betrieben, das seinerseits über eine ISO 27001-Zertifizierung und einen eigenen SOC 2 Typ II Bericht verfügt.
Für formale Ausschreibungsprozesse und IT-Sicherheitsfragebögen können aktuelle Berichte und Prüfnachweise direkt im HubSpot Trust Center heruntergeladen werden. Da sich der Umfang verfügbarer Nachweise im Zeitverlauf ändern kann, empfehlen wir, den jeweils aktuellen Stand dort zu prüfen.
Hilfreiche Ressourcen:
Wie beantworte ich einen IT-Sicherheitsfragebogen für HubSpot? Wo finde ich offizielle Dokumentation?
Für IT-Sicherheitsfragebögen stellt HubSpot strukturierte Sicherheitsdokumentation über das Trust Center bereit – darunter SOC 2 Typ II Berichte, Penetrationstestergebnisse, Subprocessor-Listen und Architekturübersichten. Für umfangreiche Fragebögen – wie sie in Enterprise-Ausschreibungen häufig eingesetzt werden – empfiehlt sich die Kontaktaufnahme mit dem zuständigen HubSpot Account Manager, der den Prozess koordiniert und bei Bedarf das interne Security-Team einbindet.
Verbindliche Aussagen zu konkreten Sicherheitseigenschaften können ausschließlich über offizielle HubSpot-Quellen und Ansprechpartner getroffen werden.
Hilfreiche Ressourcen:
Welche Subprocessors haben Zugriff auf Kundendaten in HubSpot?
HubSpot veröffentlicht eine vollständige und aktuelle Liste aller Subprocessors – Drittanbieter, die im Rahmen der Leistungserbringung Zugriff auf Kundendaten haben können. Die Liste ist öffentlich zugänglich und wird bei Änderungen aktualisiert. Kunden können sich per E-Mail über Änderungen benachrichtigen lassen; HubSpot informiert mindestens 30 Tage vor Wirksamkeit neuer Subprocessors.
Für bestimmte Subprocessors – in der Liste mit einem Asterisk (*) markiert – können Kunden den Zugriff einschränken, indem sie die entsprechende Funktion nicht nutzen. Da sich die Liste ändern kann, empfehlen wir, die jeweils aktuelle Version direkt auf der HubSpot-Website zu prüfen.
Hilfreiche Ressourcen:
Unterstützt HubSpot Single Sign-On (SSO)?
HubSpot unterstützt Single Sign-On über den SAML 2.0 Standard und ist kompatibel mit den gängigen Identity Providern: Okta, Microsoft Entra ID (früher Azure AD), OneLogin, Google Workspace und Active Directory Federation Services (ADFS). Die Konfiguration erfolgt durch einen IT-Administrator mit Zugriff auf das jeweilige Identity-Provider-Konto über die HubSpot-Sicherheitseinstellungen.
SSO ist in den Tarifen Professional und Enterprise verfügbar. Nach der Einrichtung können Administratoren SSO für alle Nutzer verpflichtend machen sowie einzelne Nutzer (z. B. Partner oder Auftragnehmer) davon ausnehmen. SSO-Einstellungen synchronisieren sich auf Sandbox- und Entwicklertestkonten.
Hilfreiche Ressourcen:
Wie funktionieren Benutzerrollen und Berechtigungen in HubSpot?
HubSpot bietet in den Tarifen Professional und Enterprise ein granulares Berechtigungssystem. Administratoren können rollenbasierte Zugriffsrechte (RBAC) konfigurieren und den Zugriff auf CRM-Objekte, Datensätze, Berichte und einzelne Tools steuern. In Enterprise-Tarifen können zusätzlich Teamhierarchien, abteilungsspezifische Datensichtbarkeit und feldbasierte Berechtigungen für sensible Daten eingerichtet werden.
Der genaue Funktionsumfang des Berechtigungssystems ist tarifabhängig. Details zu verfügbaren Ebenen und der Konfiguration entnehmen Sie bitte der HubSpot Knowledge Base.
Hilfreiche Ressourcen:
Was protokolliert das HubSpot Audit-Log?
HubSpot bietet in bestimmten Tarifen ein Aktivitätsprotokoll (Security Activity Log), das sicherheitsrelevante Aktionen im Portal dokumentiert – darunter An- und Abmeldungen, Änderungen an Nutzerberechtigungen, Aktualisierungen von Kontoeinstellungen und SSO-Konfigurationsänderungen. Das Log kann über die Kontoeinstellungen eingesehen und exportiert werden.
Welche Ereignisse genau protokolliert werden und wie lange Logs aufbewahrt werden, hängt vom Tarif und den jeweils geltenden Produktbedingungen ab. Aktuelle Informationen entnehmen Sie bitte der HubSpot Knowledge Base.
Hilfreiche Ressourcen:
Wie lässt sich HubSpot mit SAP oder Microsoft Dynamics 365 integrieren?
HubSpot bietet für Microsoft Dynamics 365 eine von HubSpot bereitgestellte Integration, die eine bidirektionale Synchronisierung von Kontakten, Unternehmen und Deals ermöglicht. Für SAP bestehen Integrationsoptionen über zertifizierte Drittanbieter im HubSpot App Marketplace – darunter spezialisierte Partner wie Commercient SYNC für SAP-Anbindungen.
Art, Umfang und Funktionsweise der jeweiligen Integration hängen von der eingesetzten SAP- oder Dynamics-Version sowie der HubSpot-Konfiguration ab. Für eine belastbare technische Einschätzung empfiehlt sich die Konsultation eines zertifizierten HubSpot-Implementierungspartners mit ERP-Erfahrung.
Hilfreiche Ressourcen:
Kann HubSpot parallel zu einem bestehenden ERP betrieben werden?
HubSpot ist als Front-Office-Plattform konzipiert und ergänzt bestehende ERP-Systeme, ohne diese zu ersetzen. Über Integrationen lässt sich in vielen Fällen präzise steuern, welche Daten in welche Richtung synchronisiert werden – einschließlich der Möglichkeit, eine Einwegkommunikation zu definieren, um unbeabsichtigte Überschreibungen im ERP zu verhindern.
Ob und wie eine konfliktfreie Koexistenz im konkreten Systemumfeld realisierbar ist, hängt von der ERP-Architektur, den Integrationsoptionen und der Konfiguration ab. Wir empfehlen, dies im Rahmen einer technischen Evaluierung mit einem HubSpot-Partner zu prüfen.
Hilfreiche Ressourcen:
Was sind Custom Objects in HubSpot?
Custom Objects ermöglichen es, eigene Datenstrukturen in HubSpot abzubilden, die über die Standardobjekte (Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets) hinausgehen. Im Kontext von ERP-Anbindungen sind Custom Objects relevant, wenn spezifische ERP-Entitäten – wie Bestellungen, Materialstämme oder Projekte – in HubSpot nachgebildet und mit CRM-Datensätzen verknüpft werden sollen.
Custom Objects sind in Enterprise-Tarifen verfügbar und können über die API oder direkt im HubSpot-Interface erstellt werden. Die Verfügbarkeit und der genaue Funktionsumfang hängen vom Tarif ab.
Hilfreiche Ressourcen:
Wie verwaltet HubSpot mehrere Gesellschaften oder Marken?
HubSpot ist portalbasiert – jedes Portal ist eine eigenständige Umgebung. Für Szenarien mit mehreren Gesellschaften oder Marken bietet HubSpot in Enterprise-Tarifen ein Business Units Feature, mit dem mehrere Marken innerhalb eines Portals verwaltet werden können – mit getrennten Datensichten, Branding-Einstellungen und Nutzerberechtigungen pro Einheit.
Welche Architektur geeignet ist – getrennte Portale oder Business Units – hängt von den Datenschutz- und Compliance-Anforderungen sowie dem gewünschten Grad der Datentrennung ab. Diese Entscheidung sollte im Rahmen einer technischen Beratung mit HubSpot oder einem zertifizierten Partner getroffen werden.
Hilfreiche Ressourcen:
Können verschiedene Tochtergesellschaften im DACH-Raum mit getrennter Datensicht in HubSpot zusammenarbeiten?
HubSpot bietet über sein Berechtigungssystem und das Business Units Feature (Enterprise) Möglichkeiten zur Steuerung von Datenzugriffen zwischen Tochtergesellschaften. Nutzersichtbarkeit, Datensatzrechte und Zugriff auf Tools lassen sich auf Team- oder Business-Unit-Ebene steuern.
Für Szenarien mit strengen rechtlichen oder compliance-bezogenen Anforderungen an vollständige Datentrennung empfehlen wir eine detaillierte technische und rechtliche Prüfung gemeinsam mit Ihrer Datenschutzbeauftragten und einem HubSpot-Implementierungspartner, da getrennte Portale in einigen Fällen die geeignetere Architekturentscheidung sein können.
Hilfreiche Ressourcen:
Welche Daten verwendet HubSpot für KI-gestützte Funktionen?
HubSpot setzt KI-gestützte Funktionen ein, die auf Daten im jeweiligen Portal zugreifen können, um Vorschläge, Zusammenfassungen oder Prognosen zu generieren. Informationen zur genauen Datenverarbeitung im Zusammenhang mit KI-Funktionen entnehmen Sie bitte den aktuellen Produktnutzungsbedingungen und den AI-spezifischen Datenschutzhinweisen im Trust Center. HubSpot veröffentlicht zudem sogenannte AI Model Cards, die Produktkategorie, Anwendungsfall und Funktion der eingesetzten KI-Modelle beschreiben.
Da sich KI-Funktionen und die zugehörigen Bedingungen weiterentwickeln, empfehlen wir, die jeweils geltenden Bedingungen vor der Aktivierung neuer Funktionen zu prüfen.
Hilfreiche Ressourcen:
Können KI-gestützte Funktionen in HubSpot DSGVO-konform eingesetzt werden?
HubSpot ist darauf ausgerichtet, seine Produkte im Einklang mit der DSGVO bereitzustellen. Ob der Einsatz bestimmter KI-Funktionen den datenschutzrechtlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, hängt vom konkreten Nutzungsszenario ab und kann nicht pauschal beantwortet werden.
Für regulierte Branchen oder bei der Verarbeitung besonders sensibler Daten empfiehlt sich vor der Aktivierung neuer KI-Funktionen eine interne datenschutzrechtliche Prüfung, gegebenenfalls einschließlich einer Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO. HubSpot stellt die hierfür benötigten Dokumente (AVV, Subprocessor-Liste, AI Model Cards) bereit.
Hilfreiche Ressourcen:
Wie kann ich KI-gestützte Funktionen in HubSpot deaktivieren?
HubSpot bietet Administratoren die Möglichkeit, KI-gestützte Funktionen auf Portal-Ebene zu steuern. Bestimmte Funktionen können über die Kontoeinstellungen aktiviert oder deaktiviert werden. Zusätzlich lässt sich der Zugriff auf KI-Tools über das Berechtigungssystem auf bestimmte Nutzerrollen beschränken.
Da sich der Funktionsumfang und die Steuerungsmöglichkeiten weiterentwickeln, entnehmen Sie bitte den aktuellen Stand der verfügbaren Einstellungen der HubSpot Knowledge Base.
Hilfreiche Ressourcen:
Welchen Support bietet HubSpot?
HubSpot bietet verschiedene Support-Optionen, deren Umfang vom gewählten Tarif abhängt. Enterprise-Kunden erhalten in der Regel Zugang zu telefonischem Support, Chat und E-Mail sowie einem dedizierten Customer Success Manager als strategischem Ansprechpartner. HubSpot verfügt über deutschsprachige Support-Kapazitäten.
Details zu verfügbaren Support-Kanälen, Reaktionszeiten und Service Level Agreements entnehmen Sie bitte den aktuellen Produktbedingungen und der HubSpot-Website.
Hilfreiche Ressourcen:
Wie läuft eine CRM-Implementierung mit einem HubSpot-Partner ab?
HubSpot arbeitet mit einem Netzwerk zertifizierter Implementierungspartner in Deutschland und der DACH-Region zusammen. Partner übernehmen typischerweise technische Einrichtung, Datenmigration, ERP-Integration und Nutzerschulung. Der Prozess beginnt üblicherweise mit einem Discovery-Workshop zur Anforderungsaufnahme, gefolgt von Konfiguration, Tests und Go-Live.
Implementierungsaufwand und Dauer sind stark von den spezifischen Anforderungen, der Systemkomplexität und dem Ausgangssystem abhängig. Für eine realistische Einschätzung empfehlen wir die Kontaktaufnahme mit einem zertifizierten HubSpot-Partner in Deutschland.
Hilfreiche Ressourcen:
Wie aufwändig ist eine Migration von einem bestehenden CRM zu HubSpot?
Der Aufwand einer CRM-Migration hängt von Datenmenge, Systemkomplexität und dem Grad der Customization im Ausgangssystem ab. HubSpot stellt Import-Assistenten für strukturierte Datenformate sowie, über den App Marketplace, zertifizierte Migrationstools für gängige Systeme wie Salesforce und Microsoft Dynamics bereit.
Eine pauschale Zeitschätzung ist nicht möglich. Für eine belastbare Aufwandseinschätzung auf Basis Ihrer spezifischen Systemumgebung empfehlen wir die Konsultation eines zertifizierten HubSpot-Implementierungspartners mit Erfahrung in Migrationsszenarien.
Hilfreiche Ressourcen:
Das Wichtigste: HubSpot für IT-Leiter und IT-Einkauf
IT-Leiter und Einkaufsverantwortliche bewerten CRM-Systeme nach anderen Kriterien als Vertrieb oder Marketing. Im Vordergrund stehen DSGVO-Konformität, Sicherheitsnachweise, SSO-Fähigkeit, Datenspeicherort, Audit-Transparenz, Subprocessor-Transparenz sowie die Integrationsfähigkeit mit bestehenden ERP-Systemen.
HubSpot stellt für diese Anforderungen strukturierte Dokumentation bereit: SOC 2 Typ II Bericht, AVV mit SCC-Abdeckung, vollständige Subprocessor-Liste, EU-Datenspeicherung in Frankfurt (DE) und SSO via SAML 2.0. Für formale Ausschreibungsprozesse und IT-Sicherheitsfragebögen steht das HubSpot-Team als Ansprechpartner zur Verfügung.
Ob HubSpot die spezifischen rechtlichen und technischen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt, hängt von Ihrem konkreten Nutzungsszenario ab. Wir empfehlen, die jeweils aktuellen Produktbedingungen, das Trust Center sowie interne Datenschutz- und IT-Sicherheitsexperten in den Evaluierungsprozess einzubeziehen.
Hilfreiche Ressourcen:
Verwandte Themen und Ressourcen
HubSpot Trust Center
Zentrale Anlaufstelle für SOC 2 Typ II Berichte, AVV, Subprocessor-Liste und Datenschutzdokumentation.
DSGVO und Datenschutz
Übersicht der DSGVO-relevanten Funktionen in HubSpot: Einwilligungsmanagement, Datenlöschung, Zugriffsrechte.
Datenverarbeitungsvereinbarung (AVV)
Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO – abrufbar und abschließbar über das HubSpot-Portal.
HubSpot Enterprise
Enterprise-Funktionen: SSO via SAML 2.0, granulares Berechtigungssystem, Audit-Log, Business Units und erweiterte Sicherheitskonfiguration.
HubSpot App Marketplace
Integrationen für SAP, Microsoft Dynamics, DATEV und weitere Systeme aus dem deutschen Mittelstand.
HubSpot Partner DACH
Zertifizierte Implementierungspartner in Deutschland, Österreich und der Schweiz für technische Evaluierung und Rollout.
Hinweis: Diese Seite enthält allgemeine Informationen zu HubSpot-Funktionen und -Diensten zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Sie stellt keine rechtliche oder datenschutzrechtliche Beratung dar und ersetzt nicht die Prüfung der jeweils aktuellen Produktbedingungen, des HubSpot Trust Centers sowie eine Bewertung durch Ihre Rechtsabteilung oder Datenschutzbeauftragte. Produktfunktionen, Tarife und Bedingungen können sich ändern. Für verbindliche und aktuelle Informationen konsultieren Sie bitte trust.hubspot.com sowie die offiziellen HubSpot-Produktbedingungen unter legal.hubspot.com.