Projektplan für PDF & Word & Google Docs

Halten Sie Zeitplan und Budget ein – mit dieser unentbehrlichen Vorlage für einen Projektplan

Halten Sie Zeitplan und Budget ein – mit dieser unentbehrlichen Vorlage für einen Projektplan

Das erwartet Sie

  • Diese Projektplan-Vorlage kann als Microsoft-Word-Dokument, Google Doc oder PDF heruntergeladen werden.
  • Geben Sie einen Überblick über das Projekt. Identifizieren Sie die Bedürfnisse des Kunden sowie das Problem, das es zu lösen gilt.
  • Beschreiben Sie im Abschnitt „Umfang” jede Tätigkeit, die im Rahmen des Projekt-Zeitplans anfallen wird. Sie vermeiden Durcheinander und Probleme, indem Sie den Umfang eindeutig definieren, bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen.
  • Beschreiben Sie die Projektziele. Sie können diese im Listenformat umreißen, um den Überblick einfach zu halten.
  • Füllen Sie die Tabelle zu Rollen und Verantwortlichkeiten aus, indem Sie die Aufgaben jedes Mitglieds des Projektteams aufführen.
  • Listen Sie alle Arbeitsergebnisse auf, die Sie dem internen oder externen Kunden im Laufe des Projekts zukommen lassen werden.
  • Füllen Sie die Tabelle für den Zeitplan aus, die die jeweilige Projektphase, spezifische Aufgabe sowie Start- und Enddaten umfasst. Falls Ihr Projekt komplex ist, sollten Sie erwägen, zusätzlich eine graphische Zeitleiste oder ein Gantt-Diagramm hinzuzufügen.
  • Füllen Sie die Budget-Tabelle für jeden Budgetposten aus.
  • Fügen Sie einen Abschnitt für die Zustimmung und Unterschriften hinzu. Sie können Signaturzeilen direkt im Dokument einfügen. Alternativ können Sie um elektronische Unterschriften mittels DocuSign oder einem vergleichbaren Produkt bitten.

Vorschau

Werfen Sie einen Blick in die Vorlage

Projektplan

Projektplan: Vorlage

Der Projektplan ist ein essenzielles Tool im Projektmanagement, das Ihnen helfen kann, innerhalb Ihrer Zeit- und Budgetvorgaben zu bleiben. Er beschreibt die Details Ihres Projekts, vom Umfang über die Ziele und den Zeitplan bis hin zu den geschätzten Kosten.

HubSpot-Tipp: In Abhängigkeit von Größe und Komplexität des Projekts kann der Projektplan variieren. Diese Vorlage bietet Ihnen allgemeine Richtlinien, gegebenenfalls müssen Sie aber Abschnitte hinzufügen oder entfernen, um den Plan an die Anforderungen Ihres konkreten Projekts anzupassen.

Überblick

In diesem Abschnitt sollten Sie die wesentlichen Bestandteile des Projekts vorstellen. Überlegen Sie, was Ihr Kunde braucht und warum er Sie damit beauftragt hat, das Projekt zu erledigen. Welches Problem müssen Sie lösen? Wer sind die wesentlichen Stakeholder?

HubSpot Tipp: Verstehen Sie Ihren Projektplan als lebendiges Dokument. Wenn sich Umstände, Zeitpläne, Team-Mitglieder und Zielvorgaben mit der Zeit ändern, sollten Sie den Projektplan entsprechend anpassen und ihn erneut an das Projektteam verteilen.

Umfang

Dieser Abschnitt bildet die Grundlage Ihres Projekts und ist entscheidend, um einen Konsens zwischen allen Stakeholdern zu erreichen, wenn es um die Inhalte des Projekts geht. Nehmen Sie eine umfassende Beschreibung aller Leistungen auf, die Sie dem Kunden zukommen lassen werden. Beschreiben Sie außerdem alle anfallenden Tätigkeiten.

An dieser Stelle ist es wichtig, nicht nur zu skizzieren, was in dem Projekt verlangt wird, sondern auch, welche Aspekte kein Teil davon sein werden.

HubSpot-Tipp: Sollte Ihr Kunde im Laufe des Projekts um zusätzliche Arbeitsleistungen bitten, dient der Projektplan (und insbesondere dieser Abschnitt) als exzellentes Referenzdokument, um zu erklären, warum diese Mehrarbeit nicht ohne Änderungen des Budgets oder Zeitplans durchgeführt werden kann.

Ziele

Die allgemeinen Bedürfnisse des Kunden haben Sie bereits im „Überblick”-Abschnitt beschrieben. Jetzt geht es darum, die Ziele detaillierter aufzulisten und die erwarteten Ergebnisse so genau wie möglich zu quantifizieren. Dazu können Sie die einzelnen Ziele in einer Liste wie dieser organisieren:

1. Ziel 1

2. Ziel 2

3. Ziel 3

HubSpot-Tipp: Formulieren Sie Ihre Projektziele wann immer möglich entsprechend des SMART-Prinzips (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert). Wenn Sie sich an dieser Art von Ziel orientieren, können Sie Ihren Erfolg messen.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Wenn Sie ein neues Team aufstellen, ist es wichtig, sicherzustellen, dass jedes Mitglied seine Rolle und Verantwortlichkeiten zu Beginn des Projekts versteht. Nutzen Sie deshalb eine Tabelle wie diese, um die notwendigen Informationen über alle Teammitglieder übersichtlich darzustellen:

Teammitglied

Rolle

Verantwortlichkeiten

Zu den typischen Rollen, die wahrscheinlich auch in Ihrem Projektteam vertreten sind, gehören:

● Projektträger – Die Person oder Organisation, die das Projekt verwaltet und es finanziert.

● Projektmanager – Die Person, die für die Erstellung und Ausführung des Projektplans verantwortlich ist und sicherstellt, dass sich das Team über das gesamte Projekt hinweg an Budget- und Zeitvorgaben hält.

● Projektteam – Die einzelnen Mitarbeiter, die das finale Produkt bzw. die finale Dienstleistung kreieren.

● Endnutzer – Die Gruppe, die das Endprodukt oder die finale Dienstleistung nutzt. Es ist wichtig, sie, wann immer möglich, in den Entscheidungsprozess einzuschließen.

HubSpot-Tipp: Sie wissen bereits, dass der Projektplan betonen sollte, wie Sie die Bedürfnisse des Kunden erfüllen werden. In diesem Abschnitt sollten Sie klarstellen, welches Teammitglied als primärer Ansprechpartner fungiert und die fortlaufende Kommunikation mit dem Kunden übernimmt. Machen Sie außerdem deutlich, wer in Ihrem Team der höchste Entscheidungsträger ist.

Liefergegenstände

Listen Sie die konkreten Produkte oder Dienstleistungen auf, die Sie Ihrem Kunden zur Verfügung stellen werden. Liefern Sie jeweils eine kurze Beschreibung mit und geben Sie an, wer im Team für die Bereitstellung verantwortlich ist. Diese Informationen können Sie in einer Tabelle wie dieser organisieren:

Liefergegenstand

Beschreibung

Verantwortliche Person

HubSpot-Tipp: Vergessen Sie nicht, regelmäßige Arbeitsergebnisse (wie monatliche Berichte oder wöchentliche Status-Updates) aufzunehmen.

Zeitplan

Der Zeitplan gehört zu den wichtigsten Bestandteilen des Projektplans. Statt einfach nur Daten zu der bereits erstellten Liste von Liefergegenständen hinzuzufügen, sollten Sie versuchen, einen granularen Blick auf jeden Schritt im Prozess zu ermöglichen.

Beginnen Sie damit, das Projekt in Phasen aufzuteilen. Brechen Sie dann jeden Liefergegenstand auf kleinere, überschaubare Aufgaben herunter. Diese können Sie in einer Tabelle wie dieser auflisten, um eine Momentaufnahme der Haupttätigkeiten und -daten zur Verfügung zu stellen.

Phase

Aufgabe/Liefergegenstand

Startdatum

Enddatum

HubSpot-Tipp: Falls Ihr Projekt einen komplexen Zeitplan oder viele voneinander abhängige Aufgaben aufweist, können Sie auch ein Gantt-Diagramm nutzen. Diese Art von Diagramm lässt sich leicht mit Microsoft Excel oder Project erstellen – oder nutzen Sie dazu unsere Gantt-Diagramm-Vorlage in der Bibliothek.

Budget

Mithilfe der Liefergegenstände und Aufgaben, die Sie im letzten Abschnitt umrissen haben, können Sie nun die Kosten für jeden Posten kalkulieren. Die Struktur des Budgets wird in Abhängigkeit von der Art der Tätigkeit variieren. Diese Tabelle kann allerdings als Ausgangspunkt genutzt werden:

Budgetposten

Kosten

Menge

Gesamtkosten

Gesamtbudget

HubSpot-Tipp: Berücksichtigen Sie in Ihrem Budget sowohl Posten mit Stunden- und Fixpreis als auch wiederkehrende und einmalige Kosten.

Zustimmung und Unterschriften

Bitten Sie darum, dass der Kunde, der Projektträger und jeder anderen wesentliche Stakeholder den Projektplan prüfen und genehmigen. Ziehen Sie in Erwägung, einen Bereich für Unterschriften wie den hier dargestellten aufzunehmen:

______________________________

[Name], [Titel], [Kundenunternehmen]

______________________________

[Name], [Title], [Ihr Unternehmen]

______________________________

[Name], [Titel], [Kundenunternehmen]

______________________________

[Name], [Titel], [Ihr Unternehmen]

HubSpot-Tipp: Wir haben es bereits weiter oben erwähnt – wenn Sie sich die Zeit nehmen, einen sorgfältig ausgearbeiteten Projektplan zu erstellen und die Zustimmung des Kunden einzuholen, können Sie mithilfe des Plans später leicht aufzeigen, inwiefern eine nachträgliche Anfrage des Kunden den Projektumfang sprengt.

Häufige Fragen

Was gehört in einen Projektplan?

    Der Projektplan sollte alle wichtigen Details Ihres Projekts enthalten. In der Regel bedeutet das den Projektumfang, die Ziele, die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teams, die Ergebnisse, den Zeitplan und das Budget.

Wie präsentiert man einen Projektplan?

    Die Erstellung eines Dokuments wie dieser Projektplanvorlage ist in der Regel ein guter Anfang! Wahrscheinlich müssen Sie jedoch auch einen Termin vereinbaren, um den Projektplan zu überprüfen und alle Fragen des Kunden zu beantworten. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie und der Kunde auf der gleichen Wellenlänge sind, hilft das, spätere Probleme zu vermeiden.

Muss ich meine Daten angeben, um dieses Angebot nutzen zu können?

    Ja. Wir teilen unser Wissen gern mit anderen und hoffen, dass es für Sie nützlich ist. Wir bitten Sie lediglich, uns ein bisschen mehr über Sie selbst und Ihre Umstände mitzuteilen, damit wir unsere Angebote und Produkte weiter verbessern und so relevant wie möglich gestalten können (weitere Informationen zur Verwendung dieser Daten finden Sie im folgenden Eintrag). Denken Sie an uns, falls Sie einmal Fragen zu den Themen Marketing, Vertrieb oder Kundenservice haben!

Wofür werden meine Daten genutzt?

    Wir werden mit Ihren persönlichen Daten stets sorgfältig umgehen. Wir bitten Sie um diese Informationen, um (a) Ihr Nutzererlebnis auf unserer Website personalisieren zu können; (b) Ihnen Informationen zukommen lassen zu können, die Ihren Interessen entsprechen; (c) unsere Marketingkommunikation so anpassen zu können, dass sie Ihnen den größtmöglichen Mehrwert bietet. Weitere Informationen zu unserem Umgang mit den persönlichen Daten unserer Nutzer finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie.

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